Einführung von Microsoft 365: Wie du einen Kommunikationsplan erstellst und umsetzt

Die Einführung von Microsoft 365 mit Tools wie Teams, SharePoint oder auch die Einführung vom M365 Copilot ist nicht nur ein technisches Projekt, sondern auch eine Veränderung, die Menschen, Prozesse und die Kultur des Unternehmens betrifft. Die Erfahrung zeigt, dass noch so gute technische Lösungen im Grundsatz keinen Mehrwert schaffen, wenn die Mitarbeitenden nicht befähigt werden, diese effizient einzusetzen. Um eine solche Veränderung erfolgreich zu gestalten, ist eine effektive Kommunikation unerlässlich.

In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du einen Kommunikationsplan für Projekte zur Einführung von Microsoft 365 erstellen und umsetzen kannst. Du lernst, wie du ein Phasenmodell nach ADKAR, ein Rollenkonzept und verschiedene Kommunikationselemente anwenden kannst, um deine Zielgruppen zu informieren, zu motivieren und zu befähigen. Du bekommst auch praktische Tipps und Beispiele, die dir helfen, deine Kommunikation zu planen, durchzuführen und zu evaluieren.

Was ist ein Kommunikationsplan und warum wird er benötigt?

Ein Kommunikationsplan ist ein Dokument, das hilft, die Kommunikation während des Projektes so zu strukturieren und zu koordinieren, dass Mitarbeitende sowohl motiviert, als auch befähigt werden, mit den neuen Technologien umgehen zu können. Üblicherweise wird ein Kommunikationsplan in Form einer Tabelle visualisiert, der die zentralen Elemente der Kommunikationsstrategie abbildet und regelt.

Veränderungen können Frust und Ablehnung hervorrufen – insbesondere dann, wenn bewährte Arbeitsmethoden geändert werden (müssen). Die zentrale Frage, die sich Unternehmen vor der Einführung von Microsoft 365 stellen müssen, ist wie der Change erfolgreich gestaltet werden kann und wie die Mitarbeitenden für diese moderne Technologien begeistert werden können.

Genau hier hilft ein gut durchdachter Kommunikationsplan. Denn die richtige Kommunikation ist ein wichtiger Erfolgsfaktor, um sowohl die neuen Arbeitsweisen zu vermitteln, als auch das Team auf diesen Weg mitzunehmen.

Wie ein Kommunikationsplan erstellt wird

Es gibt verschiedene Elemente, welche für die Erstellung eines Kommunikationsplans beachtet werden müssen. Bevor die eigentliche Strategie ausgearbeitet wird, müssen Rollen definiert werden. Hier bietet das Prosci Rollenkonzept eine gute Abhilfe. Im Grundsatz gibt es vier Rollen: Sponsor, Leader, Projektleitung und Change Agent. Um der Individualität eines jeden M365-Projekts Rechnung zu tragen, empfiehlt sich der «M365 Champion» als weitere, wichtige Rolle aufzunehmen. Diese Rollen gelten als Basis für den Kommunikationsplan selbst und sind nachfolgend etwas genauer beschreiben:

• Sponsor: Der Sponsor ist die höchste Führungskraft, die das Projekt initiiert, finanziert und unterstützt. Der Sponsor agiert als Botschafter und Vorbild für die Veränderung.
• Leader: Die Leader sind die Führungskräfte des mittleren und unteren Managements, die das Projekt umsetzen, steuern und überwachen. Die Leader sind die Vermittler für die Veränderung.
• Projektleitung: Die Projektleitung ist die Person oder das Team, welche das Projekt plant, koordiniert und kontrolliert. Die Projektleitung ist die Quelle und Schnittstelle zum Projekt- und Veränderungserfolg.
• Change Agent: Die Change Agents sind die Personen oder Teams, die das Projekt operativ durchführen, beraten und begleiten. Sie begleiten die Veränderung als Experten und Unterstützer..
• M365 Champion: Die M365 Champions sind die Personen oder Teams, die Microsoft 365 vorbildlich nutzen, teilen und fördern. Die M365 Champions sollen Multiplikatoren und Befürworter für die neu einzuführende Lösung sein und eine eigene «Champions-Community» bilden.

Ausserdem sollten im Rollenkonzept auch die betroffenen Gruppen behandelt werden. Dies ist von Unternehmen zu Unternehmen anders – betroffene Gruppen können Einzelpersonen, Departemente, Teams, Abteilungen oder Standorte sein. Wichtig ist auch zu klären wie viele Personen die Empfängergruppe umfasst und wie die Empfängergruppe zum anstehenden Projekt steht.

Sind die Rollen definiert, geht es an den Kommunikationsplan selbst. Hierzu gibt es verschiedene Herangehensweisen und Best Practices. Etabliert hat sich folgende Struktur:

1. Phase
2. Kommunikationsziele
3. Medien
4. Sender
5. Empfängergruppe
6. Zeitraum/Frequenz
7. Kernbotschaft

Element 1: Vorgehen nach dem ADKAR-Phasenmodell

Das ADKAR-Modell ist ein bewährtes Modell für das Change-Management, das die fünf Phasen beschreibt, die Menschen bei einer Veränderung durchlaufen: Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verstärkung). Das ADKAR-Modell hilft dir, deine Kommunikation an die Bedürfnisse und Emotionen deiner Zielgruppen anzupassen.

Die nachfolgende Grafik zeigt, wie das ADKAR-Modell im Kontext einer Einführung von Microsoft 365 angewendet werden könnte.

Element 2: Definition von Kommunikationszielen

Ein wichtiger Punkt einer jeden Strategie ist die Definition von Zielen. Im Kontext des Kommunikationsplans soll identifiziert werden, was genau mit der entsprechenden Kommunikation erreicht werden soll. Nachfolgend sind ein paar Zielbeispiele aufgeführt:

Element 3: Identifizierung von Kommunikationskanälen und -medien

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zu kommunizieren. Oftmals wird die Change Kommunikation in Projekten mit der «üblichen» Unternehmenskommunikation verwechselt. Diese reicht bei Weitem nicht aus, um Veränderungen und Verbesserungen herbeizuführen. Entsprechend gilt es zu identifizieren, wie die Mitarbeitenden am besten zu erreichen sind. Das können persönliche Gespräche, ein Erfahrungsaustausch oder eine dedizierte Plattform wie Viva Engage sein.

Für die Wahl des richtigen Kommunikationskanals können folgende Orientierungspunkte helfen:

• Je sensibler die Message, desto persönlicher soll der Kanal sein
• Je weniger Betroffene, desto persönlicher der Kanal

Element 4: Auswahl der Sender

Hier kommt zum ersten Mal das Rollenkonzept so richtig zum Tragen. Es ist gut zu wissen, welche Kommunikation von welcher Person in welcher Rolle ausgeführt werden soll. Dabei spielt es keine Rolle, ob nur eine Person oder gleich mehrere Personen die Nachricht den betroffenen Mitarbeitenden überbringen soll.

Auf jeden Fall sollte bei sensiblen Gesprächen stets der Change Agent anwesend sein. Der Change Agent ist im Normalfall eine neutrale (meist externe) Person, vor dem die betroffene Person keine «Angst vor Konsequenzen» fürchten muss. Entsprechend ist es für den Change Agent leichter, Vertrauen, Verständnis und Empathie gegenüber der betroffenen Person zu zeigen. Das führt wiederrum dazu, dass die Person ihre Anliegen offen und kritisch ansprechen kann und sich konstruktive Lösungen erzielen lassen.

Element 5: Auswahl der Empfängergruppe

Im Kommunikationsplan sollte klar definiert sein, welche Empfängergruppe welche Botschaft übermittelt bekommen soll. Die Empfängergruppe lässt sich bereits im Rollenkonzept definieren – denn jede Rolle hat auch einen Einfluss auf eine betroffene Gruppe. Und diese betroffenen Gruppen dienen perfekt als Empfängergruppe für den Kommunikationsplan. Wichtig ist zudem zu erwähnen, dass auch einzelne Personen als «Empfängergruppe» definiert werden können, beispielsweise wenn diese Einzelpersonen stark davon betroffen sind oder stark gegen die Einführung von Microsoft 365 opponieren und einen hohen Einfluss im Unternehmen besitzen.

Folgende Empfängergruppen können als Best Practice definiert werden:

• Alle Mitarbeitenden
• Abteilungen
• Teams
• Altersgruppen
• Standorte
• Personen

Element 6: Zeitraum bzw. Frequenz

Der sechste Parameter des Kommunikationsplan fokussiert sich auf die Zeitachse. Es gibt Kommunikation, welche nur einmalig an einem bestimmten Datum und zu einer bestimmten Zeit erfolgen sollen und es gibt wiederkehrende Messages, die in regelmässigen Abständen erfolgen. Entsprechend sollte ein guter Mix aus Einmalkommunikation und wiederkehrenden Informationen im Kommunikationsplan entstehen.

Element 7: Die Kernbotschaft

Die Königsdisziplin ist die Botschaft selbst. Im Kommunikationsplan wird diese stichwortartig beschrieben, in der Umsetzung ist die Botschaft aber ein heikles und gleichzeitig ein wichtiges Unterfangen. Wichtig bei der Kernbotschaft sind sowohl das «Why» – also die Vermittlung, weshalb das gerade jetzt kommuniziert wird – als auch das Aufzeigen der Vorteile (Beantwortung der Frage: «What’s in it for me?»). Was aber auf keinen Fall geschehen darf, ist die Lösung als Allerheilmittel darzustellen und auf jeden Einwand oder Frage eine «perfekte» Antwort bereitzuhaben. Transparenz und kritisches Hinterfragen sind wichtige Elemente in der Vermittlung der Kernbotschaft.

Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist die angewendete Sprache. Sprich in Bildern und kommuniziere in einer einfachen Sprache, sodass es deine Empfänger auch gut aufnehmen und verstehen können!

Wie der Kommunikationsplan am Ende aussieht

Sind sämtliche Elemente diskutiert und definiert worden, werden die Inhalte in eine Tabelle eingepflegt. Die nachfolgende Visualisierung zeigt beispielhaft einen Kommunikationsplan für jede der ADKAR-Phasen. Es wird empfohlen, den Kommunikationsplan in der Praxis in einer SharePoint Liste abzubilden, um so eine hohe Flexibilität und Bearbeitungsmöglichkeiten zu gewährleisten.

Führst auch du neue Technologien wie M365 oder Copilot ein, möchtest die Akzeptanz im Team fördern und die Umstellung reibungslos gestalten? Melde dich bei uns, wir helfen dir gerne weiter!