Microsoft 365 Apps fordern zu OneDrive Backup auf

Microsoft setzt seinen Cloud-first-Ansatz fort und führt eine neue Funktion in Word, Excel und PowerPoint ein: automatische Backup-Aufforderungen für OneDrive. Ab März 2025 erhalten Nutzer in den Microsoft 365 Apps eine Benachrichtigung, die sie dazu ermutigt, wichtige Dokumente in OneDrive zu sichern. Dabei wird die OneDrive Known Folder Move (KFM)-Funktion genutzt, um Dateien aus den Standardordnern Desktop, Dokumente und Bilder automatisch in die Cloud zu synchronisieren. Diese Aufforderung betrifft ausschliesslich Nutzer und Unternehmen, die Known Folder Move bislang nicht aktiviert haben.

Warum OneDrive Backup? Die Vorteile auf einen Blick

Mit der Aktivierung von OneDrive Backup profitieren Unternehmen und Einzelpersonen von mehreren zentralen Vorteilen:

1. Schutz vor Datenverlust: Automatische Cloud-Sicherung minimiert das Risiko von Datenverlust durch Hardware-Fehler, Diebstahl oder versehentliches Löschen.
2. Zugriff von überall: Dateien sind von jedem Gerät aus verfügbar, egal ob PC, Mac oder Mobilgerät.
3. Bessere Zusammenarbeit: Cloud-gespeicherte Dokumente können leicht mit Kollegen geteilt und in Echtzeit bearbeitet werden.
4. Unterstützung für Microsoft 365 Copilot: Dateien in OneDrive sind «Copilot-ready», sodass KI-gestützte Analysen und Zusammenfassungen möglich sind.
5. Erweiterte Sicherheit und Compliance: Unternehmensrichtlinien wie Data Loss Prevention (DLP) und Sensitivitätskennzeichnungen greifen automatisch auf alle OneDrive-Dateien.
6. AutoSave und Versionshistorie: Änderungen werden kontinuierlich gespeichert, während frühere Versionen jederzeit wiederhergestellt werden können.

Wie funktioniert die neue Backup-Aufforderung?

Sobald Nutzer ein Dokument lokal speichern, erscheint eine Benachrichtigungsleiste in Word, Excel oder PowerPoint. Ein Beispieltext könnte lauten: «Sichern Sie dieses Dokument – Arbeiten Sie einfacher mit anderen zusammen, indem Sie es in OneDrive speichern.»

Mit einem Klick auf «OneDrive öffnen» gelangen Nutzer in eine Auswahlmaske, in der sie festlegen können, welche Ordner synchronisiert werden sollen. Wer bereits Known Folder Move aktiviert hat, wird diese Aufforderung nicht sehen.

Die Bereitstellung dieser Funktion erfolgt schrittweise:

• März 2025: Start der Public Preview für Unternehmenskunden
• Mai 2025: Allgemeine Verfügbarkeit für alle Microsoft 365 Nutzer

Was bedeutet das für Unternehmen und IT-Administratoren?

Administratoren behalten die Kontrolle darüber, ob KFM in der Organisation aktiviert oder blockiert wird. Falls OneDrive Backup unternehmensweit deaktiviert wurde, erscheinen auch keine Aufforderungen in den Microsoft 365 Apps. Das können IT-Admins tun:

• Aktivierung per Intune oder Gruppenrichtlinien: Administratoren können KFM unternehmensweit ausrollen, um eine einheitliche Backup-Strategie zu gewährleisten.
• Datenkontrolle & Compliance: Dateien in OneDrive unterliegen Unternehmensrichtlinien, was die Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen erleichtert.
• Nutzerkommunikation: Unternehmen sollten Nutzer im Voraus über die Backup-Aufforderung informieren, um Verwirrung zu vermeiden.
• Opt-out-Option: Falls eine Organisation bereits alternative Backup-Lösungen nutzt, kann das OneDrive Backup per Richtlinie deaktiviert werden.

Fazit

Die Integration von OneDrive Backup in Microsoft 365 Apps ist ein weiterer Schritt in Richtung einer Cloud-first-Strategie. Unternehmen und Einzelpersonen erhalten damit eine unkomplizierte Möglichkeit, ihre wichtigsten Dateien zu sichern, von überall darauf zuzugreifen und gleichzeitig von erweiterten KI- und Sicherheitsfunktionen zu profitieren.