Microsoft 365 Copilot ist ein KI-Assistent, der Benutzenden eine personalisierte Unterstützung für Aufgaben und Aktivitäten bietetm, mit dem Ziel, die Produktivität zu steigern. Copilot verbindet die Leistung von Large Language Models (LLM) – wie z.B. ChatGPT – mit Microsoft 365, um Daten aus dem Microsoft Graph sowie den Microsoft 365 Apps intelligent und massgeschneidert auszugeben. Dies unter anderem auch Informationen aus Kalendern, E-Mails, Chats, Dokumenten, Meetings usw. ein. Dadurch kann Copilot unter anderem Inhalten generieren, Funktionen in Office-Anwendungen ausführen, Dokumente und Meetings zusammenfassen und so die Zusammenarbeit massgeblich verbessern.

Wichtig zu wissen:

  1. Verfügbarkeit und Voraussetzungen: Seit dem 1. November ist der M365 Copilot für Geschäftskunden mit einem Enterprise Agreement und M365 (nicht O365) E3- und E5-Lizenzen verfügbar. Momentan allerdings nur für Kunden im Microsoft 365 Current Channel. Wer im M365 Monthly Enterprise Channel ist, sollte den M365 Copilot ab dem 12. Dezember erhalten. Des weiteren müssen mindestens 300 Lizenzen für Copilot (zusätzlich zu den M365 Lizenzen) bezogen werden.
  2. Kosten: Der Preis beträgt USD 30 pro Benutzer und Monat bei einem jährlichen Commitment.
  3. Copilot vs. Add-ons: Microsoft hält an der Strategie von Add-ons fest. So ist beispielsweise der M365 Copilot kein Ersatz für Teams Premium, um alle intelligenten Funktionen nutzen zu können.
  4. Office: Um die Copilot-Funktionen in Word, PowerPoint und Excel zu nutzen, müssen als Office-Version Microsoft 365 Apps for Enterprise ausgerollt sein. Für Outlook muss «Try the new Outlook» ausgewählt werden.
  5. Lizenzzuweisung: Sobald ein Administrator M365 Admin Center die M365 Copilot Lizenzen den Mitarbeitenden zuweist, können diese den Copilot für alle M365-Services und -Anwendungen nutzen. Eine Zuweisung für bestimmte Office-Services und -Anwendungen ist nicht möglich.
  6. Vielfalt der Copilots: Es gibt viele verschiedene Microsoft Copilots. Sie verwenden zwar dieselbe zugrunde liegende Architektur, sind jedoch für unterschiedliche Zwecke konzipiert. Während einige in den Abonnements enthalten sind, sind anderen kostenpflichtig. So gibt es z.B. Bing Chat Enterprise im Browser, den Windows 11 Copilot im Betriebssystem, den Microsoft 365 Copilot mit Integrationen in Teams, Word, PowerPoint, Excel, Outlook und NoteNote
  7. Empfehlung an die Informationsarchitkektur: Microsoft empfiehlt vor der Einführung von M365 Copilot vorhandene Datenablagen und Zugriffsberechtigungen zu überprüfen und zu bereinigen. Der Microsoft 365 Copilot zeigt nur Daten an, auf die der jeweilige Benutzer auch wirklich zugreifen darf. Die Zugriffssteuerung basiert auf den Berechtigungsmodellen im Microsoft 365 Tenant.
  8. Nutzung von Unternehmensdaten: Der Microsoft 365 Copilot verbindet das Large Language Model mit Ihren Unternehmensdaten. Microsoft 365 Copilot greift über den Microsoft Graph auf Inhalte und Kontext zu. Er kann Antworten generieren, die in Ihren Unternehmensdaten verankert sind, wie z. B. Dokumente, E-Mails, Kalender, Chats, Meetings und Kontakte. Microsoft 365 Copilot kombiniert diese Inhalte mit dem Arbeitskontext des Benutzers, z. B. mit der Besprechung, in der sich der Benutzer gerade befindet, mit seinen E-Mails zu einem bestimmten Thema oder mit entsprechenden Chats. Im Unterschied zu der End-User-Version von ChatGPT nutzt Copilot keine Eingaben, Antworten oder Daten zum trainieren des LLM.
  9. Ort der Datenverarbeitung: Anfragen an den Microsoft 365 Copilot werden an das LLM des nächstgelegenen Datacenter in der Region weitergeleitet, können aber in Zeiten hoher Auslastung auch in andere Regionen geleitet werden, in denen Kapazitäten verfügbar sind. Für Benutzende aus der EU wurden zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um die EU Data Boundary einzuhalten. Der EU-Datenverkehr bleibt innerhalb der EU-Datengrenze, während der weltweite Datenverkehr zur LLM-Verarbeitung in die EU und andere Länder oder Regionen geschickt werden kann. Anfagen aus der Schweiz werden nach aktuellem Stand in die EU weitergeleitet.

Empfohlenes Vorgehen für die Nutzung des Microsoft 365 Copilots

  1. Geschäftsanforderungen bewerten: Identifizieren Sie die Abteilungen und Bereiche, die am meisten von Copilot profitieren. Nehmen Sie bestehenden Anforderungen auf.
  2. Strategieentwicklung: Erarbeiten Sie anhand der gewonnen Informationen Anwendungsfälle und Personas, welche Sie zur Entwicklung einer Copilot-Strategie nutzen können. Stellen Sie diesen die Kosten und die erwartete Produktivitätssteigerung gegenüber.
  3. Datenschutz: Klären Sie ab, welche Rahmenbedingungen erfüllt sein müssen, um Copilot nutzen zu können. Dies hängt insbesondere vom Umfeld ab, in welchem sich Ihr Unternhemen bzw. Ihre Organisation befindet.
  4. Informationsarchitektur: Überprüfen Sie bestehenden Datenablagen und vorhandene Zugriffskonzepte. Copilot arbeitet im Kontext des Benutzers und findet alle ihm (beabsichtigt oder unbeabsichtigt) freigegebenen Informationen.
  5. Lizenzierung: Stellen Sie sicher, dass die oben aufgeführten Anforderungen für die Nutzung von Copilot erfüllt werden.
  6. Schulung und Onboarding: Nutzen Sie die vorhandenen Microsoft-Unterlagen für das Go-Live und lassen Sie sich von Experten beraten, um ein optimales Enabling der Benutzenden sicherzustellen und so den maxialem Produktivitätsschub nutzen zu können. Die vorgängige Ausarbeitung von Anwedungsfällen (siehe Punkt 1) mit Propt-Beispielen erleichtert die Einführung.
  7. Einführungsstrategie: Entwickeln Sie eine schrittweise Einführungsstrategie, um Copilot-Funktionen systematisch den Mitarbeitenden bereitzustellen.
  8. Governance: Erarbeiten Sie Leitplanken und Richtlinien für den Einsatz von Copilot.
  9. Feedback: Richten Sie eine Möglichkeit zum Feedback für die Mitarbeitenden ein, damit Sie laufend über die Anforderungen und Herausfroderungen informiert sind.

 

Bildquelle: https://news.microsoft.com/m365copilot_business/