Client Success Story

Herausforderung

Eine nationale Innovationsförderagentur wollte ihre Collaboration-Plattformen strategisch weiterentwickeln und deren Nutzung stärker an Geschäfts- und Sicherheitsanforderungen ausrichten. Die Agentur arbeitete mit SharePoint Online, Azure DevOps und Confluence zur Unterstützung der internen Zusammenarbeit und des Wissensmanagements. Es fehlte jedoch ein übergreifender Governance-Rahmen, der klare Vorgaben für Nutzung, Betrieb und Weiterentwicklung dieser Plattformen formuliert. Ziel war es, eine einheitliche Basis für die Zusammenarbeit zu schaffen – strukturiert, sicher und geschäftsnah.

Lösung

techtask consulting begleitete die Agentur bei der Entwicklung einer umfassenden Collaboration Governance. Diese legte die Grundsätze der Informationsarchitektur fest, definierte Benutzergruppen und Anwendungsfälle und formulierte konkrete Vorgaben zu Datenschutz und Informationssicherheit. Darüber hinaus wurden Richtlinien für die Erstellung und Pflege von Inhalten, die Rollenverteilung im Betrieb sowie Standards für Weiterentwicklungen der Plattformen entwickelt. Ziel war es, sicherzustellen, dass alle eingesetzten Tools auf die strategischen Ziele der Organisation ausgerichtet sind – einheitlich, nachvollziehbar und zukunftsfähig.

Resultat

Mit der neu geschaffenen Governance verfügt die Innovationsagentur über einen klaren Rahmen für den effektiven Einsatz ihrer Collaboration-Plattformen. Die definierten Prinzipien der Informationsarchitektur sorgen für eine konsistente Strukturierung von Inhalten über alle Tools hinweg. Die Benutzergruppen und Anwendungsszenarien sind eindeutig beschrieben und erlauben eine zielgerichtete Nutzung. Durch klare Rollen und Verantwortlichkeiten im Betrieb wird eine kontinuierliche Qualitätssicherung und Weiterentwicklung ermöglicht. Die Plattformen unterstützen nun gezielt die Prozesse der Agentur und sind regulatorisch wie organisatorisch sauber aufgestellt.

Nutzen

Die Collaboration Governance bietet der Agentur eine stabile und skalierbare Grundlage für digitale Zusammenarbeit. Sie stellt sicher, dass alle Plattformen – SharePoint Online, Azure DevOps und Confluence – konsistent genutzt und weiterentwickelt werden. Vorgaben zu Datenschutz, Informationssicherheit und Struktur ermöglichen eine regelkonforme und nachhaltige Nutzung. Durch die Definition konkreter Rollen, Verantwortlichkeiten und Anwendungsfälle wurde der operative Betrieb professionalisiert und die Grundlage für eine moderne, effiziente und auf die Geschäftsziele ausgerichtete Collaboration-Umgebung geschaffen.

Fokusthema
Modern Work + AI

Dienstleistung
Collaboration Governance

Branche
Non-Profit-Organisation