Client Success Story

Herausforderung

Ein Schweizer Kanton setzte während der Corona-Pandemie kurzfristig Microsoft Teams ein, um die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung sicherzustellen. Diese Einführung erfolgte pragmatisch und mit funktionalen Einschränkungen unter den Bedingungen des Notrechts. Nach Aufhebung der ausserordentlichen Lage sollte Microsoft 365 als umfassende Cloud-Plattform eingeführt werden – geplant, rechtlich abgestützt und auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung abgestimmt. Ziel war es, alle erforderlichen organisatorischen, datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Voraussetzungen zu schaffen, um die Einführung nachhaltig abzusichern.

Lösung

techtask consulting übernahm die Co-Leitung des Projekts und unterstützte den Kanton bei der Ausarbeitung der konzeptionellen und strategischen Grundlagen. Im Fokus standen die Schaffung der organisatorischen, regulatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen sowie fundierte Datenschutzabklärungen. Bestehende Richtlinien wurden geprüft und bei Bedarf aktualisiert. In enger Zusammenarbeit mit kantonalen Fachstellen und einer spezialisierten Anwaltskanzlei wurde ein umfassendes Risikoassessment durchgeführt. Darauf aufbauend wurden konkrete Massnahmen für die spätere Einführung von Microsoft 365 definiert. Zusätzlich plante techtask consulting das nachgelagerte Umsetzungsprojekt in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Budget und schuf damit eine belastbare Grundlage für die nächsten Projektschritte.

Ergebnis

Das Projekt ermöglichte es dem Kanton, die Einführung von Microsoft 365 auf eine solide fachliche und rechtliche Basis zu stellen. Relevante Risiken wurden geklärt, datenschutzrechtliche Anforderungen berücksichtigt und die weitere Umsetzung detailliert vorbereitet. Die Verwaltung erhielt eine klare Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen und stärkte gleichzeitig das bereichsübergreifende Verständnis für den sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von Cloud-Lösungen. Damit wurden die Voraussetzungen geschaffen, um die digitale Arbeitsumgebung zukunftsorientiert weiterzuentwickeln.

Mehrwert

Der Kanton profitierte von einem strukturierten Vorgehen, das rechtliche Sicherheit, technische Machbarkeit und organisatorische Umsetzbarkeit miteinander verband. Die fundierten Risikoanalysen, klaren Richtlinien und realistischen Projektpläne ermöglichten eine zielgerichtete Planung der nächsten Schritte. techtask consulting brachte sowohl methodische Stärke als auch praktische Erfahrung aus ähnlichen Projekten im öffentlichen Sektor ein – ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Vorbereitung der Microsoft 365-Einführung.

Fokusthema
Cloud Advisory & Sourcing

Dienstleistung
Projektleitung

Branche
Öffentliche Verwaltung