Verlässt eine Person das Unternehmen, wird ihr Konto gelöscht und die Lizenz frei. Was mit dem Postfach geschieht, hängt davon ab, ob eine Aufbewahrung greift. Ohne Aufbewahrung ist es nach 30 Tagen endgültig weg. Mit Aufbewahrung wird es zum inaktiven Postfach: Der Inhalt bleibt erhalten und durchsuchbar, ohne dass eine Lizenz weiterläuft. Früher sprach man in Exchange von getrennten Postfächern (Disconnected Mailboxes); in Exchange Online übernehmen inaktive Postfächer diese Rolle.
Wie ein Postfach inaktiv wird
- Auf dem Postfach liegt eine Aufbewahrung: eine Aufbewahrungsrichtlinie oder ein Aufbewahrungslabel aus Microsoft Purview oder ein Litigation Hold.
- Das Benutzerkonto wird gelöscht, am besten im Microsoft 365 Admin Center.
Die Lizenz kann danach einer anderen Person zugewiesen werden. Wichtig: Die Aufbewahrung muss vor dem Löschen bestehen, und das Postfach muss dafür korrekt lizenziert sein.
Inaktive Postfächer finden
- Im Purview-Portal unter Data Lifecycle Management › Aufbewahrungsrichtlinien › Inaktives Postfach (bis 5000 Einträge, Export als CSV)
- Per PowerShell (Exchange Online):
Connect-ExchangeOnline
Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly -ResultSize Unlimited |
Select-Object DisplayName, PrimarySmtpAddress, ExchangeGuid, WhenSoftDeleted
Den Inhalt durchsuchen und exportieren Sie mit der Inhaltssuche bzw. eDiscovery in Purview.
Wiederherstellen: zwei Wege
- Recover: Das inaktive Postfach wird mit einem neuen Benutzerkonto verbunden und wieder ein normales Postfach. Sinnvoll, wenn die Person zurückkehrt oder eine Nachfolge das Postfach komplett übernimmt.
- Restore: Der Inhalt wird in ein bestehendes Postfach kopiert. Das inaktive Postfach bleibt erhalten.
Endgültig löschen
Ein inaktives Postfach verschwindet erst, wenn alle Aufbewahrungen entfernt sind. Danach greift oft noch ein automatischer Delay Hold, der das Postfach für eine Übergangszeit hält. Prüfen Sie vor dem Löschen, ob gesetzliche oder interne Aufbewahrungsfristen noch laufen.
Was in eine saubere Regelung gehört
- Aufbewahrungsrichtlinien, die zu Ihren gesetzlichen und internen Fristen passen
- Ein Austrittsprozess, der vor dem Löschen prüft, ob eine Aufbewahrung greift
- Klare Zuständigkeit, wer auf Inhalte ehemaliger Mitarbeitender zugreifen darf
- Regelmässige Prüfung, welche inaktiven Postfächer nicht mehr benötigt werden
Häufige Fragen
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