Typische Ausgangslagen
- Anforderungen sind produktnah formuliert und gefährden die Anbieterneutralität.
- Zuschlagskriterien messen nicht, was später im Betrieb wirklich zählt.
- Offerten sind schwer vergleichbar, weil Leistungsumfang und Preismodell offen blieben.
- Fragen zu Datenstandort und Cloud-Souveränität sind nicht entschieden, bevor ausgeschrieben wird.
Was umfasst IT-Sourcing?
IT-Sourcing ist die Entscheidung, welche IT-Leistungen eine Organisation selbst erbringt und welche sie wie am Markt bezieht. Es umfasst Beschaffungsstrategie, Make-or-Buy, Marktanalyse, Ausschreibung, Evaluation und Vertrag.
Welche Regeln gelten für öffentliche IT-Beschaffungen in der Schweiz?
Für den Bund gilt das Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB), für Kantone und Gemeinden die Interkantonale Vereinbarung über das öffentliche Beschaffungswesen (IVöB 2019), soweit der jeweilige Kanton beigetreten ist. Beide setzen das WTO-Übereinkommen über das öffentliche Beschaffungswesen (GPA) um. Ab bestimmten Schwellenwerten ist ein offenes oder selektives Verfahren mit Publikation auf simap.ch vorgeschrieben.
Die massgeblichen Schwellenwerte werden periodisch angepasst und sind vor jedem Verfahren zu prüfen. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
Verfahrensarten im Überblick
| Verfahren | Kurzbeschreibung |
|---|---|
| Offenes Verfahren | Öffentliche Ausschreibung, alle Anbieter können ein Angebot einreichen. |
| Selektives Verfahren | Öffentliche Ausschreibung, zuerst Präqualifikation, dann Angebote der zugelassenen Anbieter. |
| Einladungsverfahren | Auftraggeber lädt ausgewählte Anbieter ohne Publikation ein, nur unterhalb bestimmter Schwellenwerte. |
| Freihändiges Verfahren | Direkte Vergabe, nur unterhalb von Schwellenwerten oder bei gesetzlich geregelten Ausnahmen. |
Make-or-Buy und Marktanalyse
Vor einer Ausschreibung ist zu klären, welche Leistungen intern erbracht werden sollen und welche Anbieter grundsätzlich in Frage kommen. Eine Marktanalyse zeigt realistische Lösungen, Preismodelle und Risiken, ohne das Verfahren vorwegzunehmen.
Anforderungsspezifikation und RFP
Eine gute Spezifikation beschreibt den Bedarf funktional und messbar, nicht über Produktnamen. Sie trennt Muss- von Kann-Anforderungen, benennt Schnittstellen und Architekturvorgaben und legt fest, wie Anbieter ihre Erfüllung belegen.
Eignungs- und Zuschlagskriterien
Eignungskriterien prüfen, ob ein Anbieter fachlich, finanziell und organisatorisch in der Lage ist, den Auftrag zu erfüllen. Zuschlagskriterien bewerten das Angebot selbst, etwa Qualität, Preis und Lösungskonzept. Der Zuschlag geht an das vorteilhafteste Angebot.
Anbieterkommunikation, Offertbewertung und Entscheid
- 1
Fragerunde
Anbieterfragen anonymisiert und gleichbehandelnd beantworten.
- 2
Formelle Prüfung
Vollständigkeit und Eignung prüfen.
- 3
Technische Evaluation
Lösungskonzepte, Präsentationen und Tests gegen die Kriterien bewerten.
- 4
Bereinigung und Verhandlung
Im Rahmen des jeweils Zulässigen Angebote klären und bereinigen.
- 5
Entscheidungsgrundlage
Nachvollziehbarer Evaluationsbericht für das zuständige Gremium.
Cloud-Sourcing und Cloud Sovereignty
Bei Cloud-Beschaffungen sind Datenstandort, Zugriff durch den Anbieter und ausländische Behörden, Verschlüsselung, Exit-Strategie und Abhängigkeiten früh zu entscheiden. Diese Anforderungen müssen in Spezifikation und Kriterien einfliessen, sonst lassen sie sich nach dem Zuschlag kaum noch durchsetzen.
[INHALT DURCH TECHTASK VALIDIEREN: rechtliche Einordnung von US CLOUD Act und Datenschutzfolgenabschätzung durch Fachjurist]
Vorgehensmodell von techtask
- 1
Bedarf und Strategie
Ziele, Rahmenbedingungen und Sourcing-Optionen klären.
- 2
Markt und Architektur
Marktanalyse und Zielarchitektur als Basis der Spezifikation.
- 3
Ausschreibungsunterlagen
Anforderungskatalog, Kriterien, Preisblatt und Vertragsgrundlagen.
- 4
Verfahren begleiten
Fragerunde, Evaluation und Evaluationsbericht.
- 5
Übergang
Unterstützung bei Vertrag und Projektstart.
Mögliche Deliverables
- Beschaffungsstrategie
- Marktanalyse
- Anforderungskatalog und technische Spezifikation
- Eignungs- und Zuschlagskriterien mit Bewertungsmethodik
- Evaluationsbericht
- Entscheidungsgrundlage für das zuständige Gremium
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Vertrauenselemente wie Auszeichnungen, Zertifizierungen oder Testimonials für dieses Thema ergänzen, sofern belegt.
Vertiefungen
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Cloud-Dienste lassen sich nicht wie Hardware beschaffen. Standort, Zugriff, Vertragswerk und Exit müssen vor der Ausschreibung entschieden sein.
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Wer Microsoft 365 oder Azure beschafft, beschafft meist Lizenzen, Einführungsleistungen und Betrieb zugleich. Die saubere Trennung ist entscheidend.
Fachartikel
Eignungs- und Zuschlagskriterien für IT-Ausschreibungen
Kriterien entscheiden über das Ergebnis einer Ausschreibung. Sie müssen vorab bekannt, sachlich begründet und messbar sein.
Guide
Sourcing-Strategie für Cloud Services
Eine Sourcing-Strategie beantwortet, was eine Organisation selbst kann und will, und was sie verlässlich einkauft.
Häufige Fragen
Welche Anforderungen gelten bei einer öffentlichen IT-Ausschreibung?
Massgeblich sind je nach Auftraggeber BöB oder IVöB. Sie verlangen Gleichbehandlung, Transparenz, nicht diskriminierende technische Spezifikationen, vorab bekannt gegebene Kriterien und ab den Schwellenwerten die Publikation auf simap.ch.
Was ist der Unterschied zwischen Eignungs- und Zuschlagskriterien?
Eignungskriterien beziehen sich auf den Anbieter und sind Ausschlusskriterien. Zuschlagskriterien beziehen sich auf das Angebot und bestimmen die Rangierung.
Übernimmt techtask die rechtliche Verantwortung für das Verfahren?
Nein. Die Verantwortung liegt beim Auftraggeber. techtask unterstützt fachlich und technisch, für rechtliche Fragen empfehlen wir den Beizug einer spezialisierten Fachperson.
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