Microsoft-Lizenzen gehören zu den grössten wiederkehrenden IT-Ausgaben vieler Verwaltungen. Weil die Software nur von einem Hersteller stammt, entsteht oft der Eindruck, eine Ausschreibung sei nicht nötig. Das ist meist falsch: Ausgeschrieben wird in der Regel nicht das Produkt, sondern der Lizenzpartner, über den Sie die Lizenzen beziehen, und die Leistungen, die er dazu erbringt.
Was eigentlich beschafft wird
| Gegenstand | Wettbewerb möglich? | Hinweis |
|---|---|---|
| Die Microsoft-Produkte selbst | nein, Hersteller ist gesetzt | Produktwahl muss sachlich begründet und dokumentiert sein |
| Der Lizenzpartner (Reseller, CSP-Partner) | ja, mehrere Anbieter | Hauptgegenstand der Ausschreibung |
| Lizenzberatung und Optimierung | ja | oft unterschätzt, hoher Einfluss auf Kosten |
| Verwaltung, Reporting, jährlicher Abgleich | ja | Qualität entscheidet über Aufwand in der Verwaltung |
Ein freihändiger Zuschlag an einen einzelnen Lizenzpartner lässt sich deshalb oberhalb der Schwellenwerte kaum begründen. Die technische Abhängigkeit von Microsoft-Produkten rechtfertigt allenfalls die Produktwahl, nicht die Wahl des Händlers.
Die Vertragsmodelle
- Enterprise Agreement (EA): Rahmenvertrag über in der Regel drei Jahre mit jährlichem Abgleich. Seit November 2025 gibt es für Online-Dienste keine Mengenrabattstufen mehr; grosse Organisationen zahlen damit für Cloud-Dienste den gleichen Basispreis wie kleinere.
- Cloud Solution Provider (CSP): Bezug über einen Partner mit monatlicher, jährlicher oder mehrjähriger Bindung. Flexibler, aber stark abhängig von Konditionen und Service des Partners.
- Rahmenverträge der öffentlichen Hand: Prüfen Sie, ob Ihre Organisation über eine zentrale Beschaffungsstelle oder eine Einkaufsgemeinschaft bereits Zugang zu einem bestehenden Vertrag hat.
Preisrisiken einplanen
Microsoft hat die Preise für Microsoft 365 per Juli 2026 erhöht und die Rabattstufen im Enterprise Agreement abgeschafft. Für die Ausschreibung bedeutet das:
- Kostenschätzung realistisch rechnen: Preissteigerungen über die ganze Laufzeit einbeziehen; der Auftragswert entscheidet über das Verfahren.
- Preismodell klar definieren: Bewerten Sie die Marge oder den Aufschlag des Partners auf die Microsoft-Listenpreise, nicht absolute Preise, die sich während der Laufzeit ändern.
- Anpassungsklauseln regeln: Wie werden Preisänderungen von Microsoft weitergegeben, und was gilt bei neuen Produkten wie Copilot?
- Laufzeit begrenzen: Rahmenverträge dürfen nach BöB und IVöB in der Regel höchstens fünf Jahre dauern.
Sinnvolle Zuschlagskriterien
| Kriterium | Was bewertet wird | Typische Gewichtung |
|---|---|---|
| Preis | Aufschlag auf Microsoft-Listenpreise, Servicepauschalen | hoch |
| Lizenzberatung | Qualifikation, Vorgehen zur Optimierung, Referenzen | mittel |
| Verwaltung und Reporting | Portal, Berichte, Unterstützung beim jährlichen Abgleich | mittel |
| Support | Reaktionszeiten, Sprache, Ansprechpersonen | tief bis mittel |
Häufige Fehler
- Produkte und Partner werden in einem Los vermischt, sodass kein echter Wettbewerb entsteht.
- Die Kostenschätzung berücksichtigt nur das erste Jahr.
- Die Lizenzmengen beruhen auf dem Ist-Zustand statt auf dem Zielbild, etwa nach einer Migration oder mit Copilot.
- Exit und Wechsel des Partners sind nicht geregelt.
Weiterlesen: Verfahrensarten und Schwellenwerte · BöB und IVöB für IT-Beschaffungen · Zuschlagskriterien in der IT-Beschaffung · Copilot-Lizenzen im Vergleich · Vendor Lock-in in der Cloud-Beschaffung
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