Zuschlagskriterien für komplexe IT-Beschaffungen

Das vorteilhafteste Angebot

Mit dem revidierten Beschaffungsrecht erhält das vorteilhafteste Angebot den Zuschlag. Neben dem Preis dürfen und sollen Kriterien wie Qualität, Zweckmässigkeit, Termine, technischer Wert, Nachhaltigkeit, Innovationsgehalt oder Kundendienst berücksichtigt werden. Für komplexe IT-Leistungen ist diese Öffnung zentral, weil der Preis allein wenig über die Qualität der Umsetzung aussagt.

Eignung und Zuschlag trennen

Eignungskriterien prüfen, ob ein Anbieter den Auftrag grundsätzlich erfüllen kann. Sie werden mit erfüllt oder nicht erfüllt beurteilt. Zuschlagskriterien vergleichen die Angebote der geeigneten Anbieter. Dasselbe Merkmal sollte nicht doppelt bewertet werden. Referenzen können beispielsweise als Eignungsnachweis dienen oder, sauber begründet, als Qualitätsmerkmal in die Bewertung einfliessen.

Kriterien, die bei IT-Leistungen tragen

• Verständnis der Ausgangslage und Qualität des Lösungsansatzes
• Methodik für Einführung, Migration und Übergabe in den Betrieb
• Umgang mit Risiken, Abhängigkeiten und Informationssicherheit
• Qualifikation und Verfügbarkeit der Schlüsselpersonen
• Gesamtkosten über die Vertragsdauer, nicht nur der Einstiegspreis
• Nachhaltigkeitsaspekte, sofern sie sachlich mit der Leistung verbunden sind

Gewichtung und Bewertungsskala festlegen

Kriterien und Gewichtung werden in den Ausschreibungsunterlagen bekannt gegeben. Hilfreich ist zudem eine Bewertungsskala, die beschreibt, was eine hohe, mittlere oder tiefe Punktzahl bedeutet. Eine sinnvolle Gewichtung hängt vom Beschaffungsgegenstand ab. Pauschale Verhältnisse zwischen Preis und Qualität lassen sich nicht allgemein empfehlen.

Auch die Preisbewertung braucht eine vorab festgelegte Formel. Sie sollte so gewählt werden, dass kleine Preisunterschiede die Qualitätsbewertung nicht überproportional verdrängen und ungewöhnlich tiefe Angebote geprüft werden können.

Präsentationen und Tests steuern

Bei Präsentationen, Fallstudien oder Proofs of Concept erhalten alle Anbieter dieselbe Aufgabe, dieselbe Zeit und dieselben Informationen. Bewertet wird nach den bekannt gegebenen Kriterien. Wer Präsentationen spontan gestaltet, riskiert unterschiedliche Massstäbe und eine angreifbare Bewertung.

Dokumentation für den Ernstfall

Jede Punktzahl sollte mit einer kurzen Begründung versehen sein, die auf konkrete Inhalte des Angebots verweist. Das erleichtert die Konsolidierung im Gremium, die Begründung gegenüber nicht berücksichtigten Anbietern und die Verteidigung in einem Beschwerdeverfahren.

Einordnung durch techtask

techtask entwickelt Kriterienkataloge und Bewertungsraster für IT-Beschaffungen mit Microsoft Cloud, Security und KI Bezug. Wir achten darauf, dass Kriterien fachlich aussagekräftig, prüfbar und im Verfahren konsistent sind.