Das Schweizer Beschaffungsrecht kennt vier Verfahrensarten: das offene, das selektive, das Einladungs- und das freihändige Verfahren. Welches gilt, hängt vom Auftragswert, von der Art der Leistung und davon ab, ob der Bund (BöB) oder ein Kanton beziehungsweise eine Gemeinde (IVöB) beschafft.
Die vier Verfahren im Überblick
| Verfahren | Wer darf anbieten | Veröffentlichung | Typischer Einsatz in der IT |
|---|---|---|---|
| Offen | alle Anbieter | auf simap.ch | Standardsoftware, Lizenzen, Rahmenverträge mit klaren Anforderungen |
| Selektiv | zuerst Bewerbung, dann nur die zugelassenen Anbieter | auf simap.ch | komplexe Projekte mit vielen Interessenten, z. B. Cloud-Plattform oder Systemintegration |
| Einladung | mindestens drei von der Auftraggeberin eingeladene Anbieter | keine öffentliche Ausschreibung | Beratungsmandate, kleinere Migrationen |
| Freihändig | ein Anbieter direkt, ohne Ausschreibung | keine (über dem Schwellenwert nur in Ausnahmefällen) | Kleinaufträge, Erweiterungen bestehender Systeme, technische Abhängigkeiten |
Schwellenwerte 2026 und 2027
Die Werte gelten für Lieferungen und Dienstleistungen, also für den grössten Teil der IT-Beschaffungen, und verstehen sich ohne Mehrwertsteuer über die gesamte Vertragsdauer.
| Verfahren | Bund (BöB, zentrale Bundesverwaltung) | Kantone und Gemeinden (IVöB) |
|---|---|---|
| Freihändig | unter CHF 150'000 | unter CHF 150'000 |
| Einladung | ab CHF 150'000 | ab CHF 150'000 |
| Offen oder selektiv | ab CHF 230'000 | ab CHF 250'000 |
| Staatsvertragsbereich (WTO) | ab CHF 230'000 | ab CHF 350'000 |
Für Bauleistungen gelten höhere Werte. Beim Bund liegt das Einladungsverfahren ab CHF 300'000, das offene Verfahren ab CHF 2 Mio., der Staatsvertragsbereich ab CHF 8,7 Mio.
Was bei IT-Beschaffungen oft unterschätzt wird
- Der Auftragswert umfasst die ganze Laufzeit. Lizenzen, Betrieb und Support über fünf Jahre ergeben schnell einen Wert, der ein offenes Verfahren verlangt. Ein Auftrag darf nicht aufgeteilt werden, um einen Schwellenwert zu umgehen.
- Optionen zählen mit. Verlängerungen, zusätzliche Module oder Benutzer gehören in die Schätzung.
- Freihändig heisst nicht formlos. Über dem Schwellenwert ist ein freihändiger Zuschlag nur in gesetzlich genannten Ausnahmefällen möglich, etwa bei technischer Abhängigkeit. Die Begründung muss dokumentiert und der Zuschlag publiziert werden.
- Produktvorgaben sind heikel. Eine Ausschreibung darf nicht ohne sachlichen Grund auf ein bestimmtes Produkt zugeschnitten sein. Für Microsoft-Umgebungen braucht es eine saubere Begründung oder funktionale Anforderungen.
- Fristen planen. Im Staatsvertragsbereich beträgt die Angebotsfrist in der Regel mindestens 40 Tage, ausserhalb meist mindestens 20 Tage. Dazu kommen Fragerunde, Evaluation und die Beschwerdefrist von 20 Tagen nach dem Zuschlag.
Selektiv oder offen?
Das selektive Verfahren lohnt sich, wenn viele Anbieter zu erwarten sind und die Offertarbeit aufwendig ist. In der Präqualifikation prüfen Sie Eignung und Referenzen; nur die geeigneten Anbieter erstellen ein vollständiges Angebot. Das spart Aufwand auf beiden Seiten und verbessert die Qualität der Angebote.
Fazit
Die Wahl des Verfahrens ist der erste Entscheid jeder öffentlichen IT-Beschaffung und prägt Zeitplan, Aufwand und Rechtsrisiko. Wer den Auftragswert realistisch schätzt und das Verfahren früh festlegt, vermeidet Beschwerden und Verzögerungen.
Weiterlesen: BöB und IVöB für IT-Beschaffungen · WTO-Ausschreibung für IT-Leistungen · Zuschlagskriterien
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