Öffentliche Ausschreibungen in der Schweiz werden zunehmend digital abgewickelt. Ausschreibungen werden schon lange auf simap.ch publiziert. Seit Anfang 2025 können Anbieter dort auch ihr Angebot elektronisch einreichen. Daneben gibt es spezialisierte Lösungen wie Suisse Offer, die den Ablauf von der Erfassung der Anforderungen bis zur Auswertung abbilden. Trotzdem bleibt vieles halb digital: Auftraggeber erstellen Anforderungskataloge in Excel, Anbieter füllen sie aus und laden sie hoch, und für die Bewertung werden die Antworten von Hand wieder zusammenkopiert. Digitale Beschaffung beginnt deshalb nicht beim Upload, sondern bei der Erstellung der Unterlagen.
Was heute digital möglich ist
| Schritt | Digital auf simap.ch, Suisse Offer oder in eigenen Werkzeugen | Worauf Auftraggeber achten sollten |
|---|---|---|
| Unterlagen und Anforderungen | Anforderungskatalog als strukturierte Daten statt Word- und Excel-Dateien | Kriterien, Gewichtung und Antwortformat von Anfang an festlegen |
| Publikation | Ausschreibung, Unterlagen und Berichtigungen auf simap.ch | vollständige, versionierte Unterlagen von Beginn an |
| Fragen der Anbieter | Fragerunde über die Plattform, Antworten für alle sichtbar | Fristen und Gleichbehandlung aller Anbieter |
| Angebotseingabe | Antworten pro Anforderung direkt auf der Plattform, ergänzende Dokumente als Upload | Format, Signatur und Fristende klar vorgeben |
| Öffnung | Zeitstempel für Einreichung und Öffnung, Protokoll | Öffnung nach Fristablauf, Vier-Augen-Prinzip |
| Evaluation | Antworten aller Anbieter pro Anforderung nebeneinander, Punkte automatisch berechnet | nachvollziehbare Bewertung pro Kriterium |
| Zuschlag und Vertrag | Publikation des Zuschlags, elektronisch signierter Vertrag | Begründung, Rechtsmittelfrist, Ablage |
Elektronische Angebotseingabe richtig vorgeben
Das Beschaffungsrecht erlaubt elektronische Angebote, wenn die Ausschreibung oder die Unterlagen das vorsehen und die Anforderungen festlegen. In der Praxis haben sich drei Vorgaben bewährt:
- Qualifizierte elektronische Signatur: Nur sie ist der eigenhändigen Unterschrift gleichgestellt. Sie sollte von zeichnungsberechtigten Personen stammen und den Schweizer oder EU-Anforderungen an qualifizierte Signaturen entsprechen. simap.ch prüft Signaturen seit Herbst 2025 automatisch.
- Einheitliches Format: ein PDF oder ein ZIP-Archiv mit PDFs, deren Text durchsuchbar und kopierbar ist. Das erleichtert die Prüfung und spätere Auswertung.
- Eine Eingabeform pro Anbieter: Wer elektronisch einreicht, reicht nicht zusätzlich auf Papier ein. Mischformen führen zu Abgrenzungsfragen und im Zweifel zum Ausschluss.
Viele Kantone und Gemeinden lassen Papierangebote noch während einer Übergangszeit zu. Wer heute neu ausschreibt, sollte die elektronische Eingabe trotzdem als Standard vorsehen.
Durchgängig digital statt Excel hochladen
Das Hochladen eines Angebots ist nur ein kleiner Teil des Verfahrens. Der grössere Aufwand liegt davor und danach, und genau dort entstehen heute die meisten Medienbrüche. Typisch ist dieser Ablauf: Die Beschaffungsstelle erstellt den Anforderungskatalog als Excel-Datei, die Anbieter füllen ihn aus und laden ihn hoch, und das Evaluationsteam kopiert die Antworten aller Anbieter wieder in eine Bewertungsmatrix. Jeder dieser Schritte kostet Zeit, und jede manuelle Übertragung ist eine Fehlerquelle, die in einem anfechtbaren Verfahren teuer werden kann.
Wir stehen für eine durchgängige Digitalisierung, von der Erstellung der Unterlagen bis zur Auswertung:
- Unterlagen strukturiert erstellen: Pflichtenheft, Eignungs- und Zuschlagskriterien sowie Anforderungen entstehen aus Vorlagen und werden als Daten erfasst, nicht als Fliesstext in Word oder Excel.
- Anforderungen in einem maschinenlesbaren Format: Der Anforderungskatalog liegt in einem strukturierten Format vor, zum Beispiel XML, das Ausschreibungsplattformen direkt als Input übernehmen können.
- Anbieter antworten direkt auf der Plattform: Statt eine Excel-Datei auszufüllen und hochzuladen, beantworten Anbieter jede Anforderung online. Muss-Kriterien, Pflichtfelder und Preisangaben werden schon bei der Eingabe geprüft.
- Auswertung ohne Zusammenkopieren: Die Antworten aller Anbieter stehen pro Anforderung nebeneinander. Das Evaluationsteam bewertet direkt, Punkte und Gewichtung werden automatisch berechnet, und der Evaluationsbericht entsteht aus denselben Daten.
- Vergabeakten aus einem Guss: Unterlagen, Fragen und Antworten, Angebote und Bewertung bleiben verknüpft und lassen sich revisionssicher ablegen, etwa in Microsoft 365.
Plattformen wie simap.ch und Suisse Offer schaffen die Grundlage dafür. Den grössten Nutzen erzielen Auftraggeber, wenn sie ihre Unterlagen von Anfang an für eine strukturierte Verarbeitung aufbauen.
Software für Ausschreibungen: was wofür geeignet ist
| Lösung | Wofür | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| simap.ch | Publikation, Fragerunde und elektronische Angebotseingabe für Bund, Kantone und Gemeinden | Erstellung der Unterlagen und Auswertung der Angebote liegen ausserhalb der Plattform |
| Suisse Offer | durchgängiger Ablauf von der Erfassung der Anforderungen bis zur Auswertung, mit Anbindung an simap.ch | Einbindung in Ihre Abläufe und Ihre Ablage früh klären |
| Eigene Werkzeuge, etwa Microsoft 365 | Vorlagen, Freigaben und revisionssichere Ablage der Vergabeakten | ohne strukturierte Anforderungsdaten bleibt der Excel-Medienbruch bestehen |
Entscheidend ist nicht das einzelne Werkzeug, sondern ein durchgängiges Datenmodell: Anforderungen, Antworten der Anbieter und Bewertung sollten dieselbe Struktur haben. Dann lässt sich jede Ausschreibung ohne Kopieren und Abtippen auswerten.
Typische Fehler
- Die Signaturanforderung fehlt in den Unterlagen oder ist unklar formuliert.
- Anforderungskataloge werden als Excel-Datei versandt, von den Anbietern ausgefüllt und für die Bewertung von Hand zusammenkopiert.
- Die Evaluation läuft in persönlichen Excel-Dateien ohne Versionierung.
- Vergabeakten liegen verstreut in E-Mail-Postfächern statt in einer zentralen Ablage.
- Vertrauliche Angebote werden mit zu vielen Personen geteilt.
Checkliste für Auftraggeber
- Elektronische Eingabe und Signaturanforderung in der Ausschreibung festgelegt
- Formatvorgaben für Angebot und Preisblatt definiert
- Anforderungen aus Vorlagen in einem strukturierten Format erfasst, das die Plattform direkt übernimmt
- Zugriff auf Angebote auf das Evaluationsteam beschränkt
- Ablage der Vergabeakten mit Aufbewahrungsfristen geregelt
Häufige Fragen
Weiterlesen: IT-Beschaffung · Verfahrensarten im öffentlichen Beschaffungswesen · BöB und IVöB für IT-Beschaffungen
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