IT-Beschaffung
Sourcing-Strategie für Cloud Services
Eine Sourcing-Strategie beantwortet, was eine Organisation selbst kann und will und was sie verlässlich einkauft. Sie steht am Anfang jeder grösseren Beschaffung: Wer vor der Ausschreibung klärt, welche Leistungen extern bezogen werden, in welchem Schnitt und mit welchen Abhängigkeiten, schreibt präziser aus, erhält vergleichbare Angebote und behält nach dem Zuschlag die Kontrolle.
Was in eine Sourcing-Strategie gehört
- Zielbild: Welche Rolle soll die eigene IT künftig spielen, eher Betreiberin oder eher Steuerin von Anbietern?
- Leistungsschnitt: Welche Leistungen bleiben intern, welche werden extern bezogen, und wo verlaufen die Schnittstellen?
- Sourcing-Modell: Ein Generalunternehmer, mehrere spezialisierte Anbieter oder eine Kombination?
- Abhängigkeiten und Exit: Wo entsteht eine starke Bindung an einen Anbieter, und wie bleibt ein Wechsel möglich?
- Kostenmodell: Wie verteilen sich einmalige und wiederkehrende Kosten über die Laufzeit, und welche internen Kosten bleiben?
- Governance: Wer steuert die Anbieter, mit welchen Gremien, Kennzahlen und Eskalationswegen?
Make or Buy: die zentrale Frage
Nicht jede Leistung muss eingekauft werden, und nicht jede Eigenleistung ist günstiger. Wir beurteilen jede Leistung nach denselben Kriterien:
| Kriterium | Spricht für Eigenleistung | Spricht für Einkauf |
|---|---|---|
| Strategische Bedeutung | Kernkompetenz, Differenzierung | Standardleistung ohne Wettbewerbsvorteil |
| Know-how | intern vorhanden und gesichert | schwer zu rekrutieren, schnell veraltet |
| Skaleneffekte | gering | gross, etwa bei Rechenzentrum oder Cloud |
| Regulierung | hohe Anforderungen an Kontrolle und Datenstandort | Anforderungen vertraglich abbildbar |
| Kosten | stabile Auslastung | schwankender Bedarf |
Sourcing-Modelle im Vergleich
| Modell | Vorteil | Risiko |
|---|---|---|
| Generalunternehmer | ein Ansprechpartner, klare Gesamtverantwortung | starke Abhängigkeit, weniger Wettbewerb bei Folgeaufträgen |
| Multi-Sourcing | beste Anbieter je Leistung, Wettbewerb bleibt erhalten | hoher Steuerungsaufwand, Schnittstellenrisiken |
| Cloud-Service mit Integrator | standardisierte Plattform, Integration durch Partner | Abhängigkeit vom Hersteller, Rollen zwischen Hersteller und Partner klären |
| Hybrid mit internem Betrieb | Kontrolle über kritische Teile | doppelte Kompetenzen, höhere Fixkosten |
Abhängigkeiten bewusst steuern
Vollständige Unabhängigkeit gibt es bei Cloud-Diensten nicht. Ziel ist eine bewusste, dokumentierte Abhängigkeit mit realistischen Ausstiegsoptionen. Dazu gehören offene Datenformate, vertraglich gesicherte Datenrückgabe, dokumentierte Konfigurationen und ein Exit-Plan, der regelmässig überprüft wird. Für öffentliche Auftraggeber kommt hinzu, dass Folgebeschaffungen oft freihändig erfolgen müssen, wenn die erste Entscheidung keinen Wechsel mehr zulässt.
Von der Strategie zur Ausschreibung
Die Sourcing-Strategie liefert die Grundlage für den Zuschnitt der Lose, die Wahl des Verfahrens, die Eignungskriterien und die Vertragsstruktur. Ohne sie entstehen Ausschreibungen, die entweder zu eng auf einen Anbieter zugeschnitten oder so offen sind, dass die Angebote nicht vergleichbar werden.
Unser Vorgehen
- Bestandsaufnahme: heutige Leistungen, Verträge, Kosten, Abhängigkeiten und Zufriedenheit erheben.
- Zielbild: gemeinsam mit Geschäftsleitung und IT das künftige Rollenverständnis festlegen.
- Optionen bewerten: Sourcing-Modelle anhand von Kosten, Risiken und Steuerbarkeit vergleichen.
- Empfehlung und Roadmap: Leistungsschnitt, Losbildung und Reihenfolge der Beschaffungen festlegen.
- Umsetzung: auf Wunsch Begleitung der Ausschreibungen und des Aufbaus der Anbietersteuerung.
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