KI kann den Aufwand einer Ausschreibung deutlich senken: Unterlagen entwerfen, Fragen der Anbieter bündeln, umfangreiche Angebote zusammenfassen und auf Vollständigkeit prüfen. Den Zuschlag entscheiden darf sie nicht. Das Beschaffungsrecht verlangt ein transparentes, objektives und unparteiisches Verfahren, die Gleichbehandlung aller Anbieter und die vertrauliche Behandlung ihrer Angaben. Diese Grundsätze bestimmen, wo KI hilft und wo sie zum Risiko wird.
Einsatzfelder im Überblick
| Schritt | Wo KI oder Automatisierung hilft | Regel |
|---|---|---|
| Bedarf und Markt | Marktrecherche, Zusammenfassung früherer Beschaffungen | Ergebnisse fachlich prüfen, Quellen festhalten |
| Unterlagen | Entwürfe für Pflichtenheft, Anforderungskatalog und Kriterien | Fachverantwortung bleibt beim Auftraggeber, produktneutrale Formulierung prüfen |
| Fragerunde | Fragen bündeln, Antwortentwürfe vorbereiten | gleiche Antwort für alle, Freigabe durch die Beschaffungsstelle |
| Angebotsprüfung | Vollständigkeit, Fristen, Signaturen und Formalien prüfen | Abweichungen von Menschen bestätigen lassen |
| Evaluation | Angebote zusammenfassen, Aussagen den Kriterien zuordnen | Bewertung und Punkte vergibt das Evaluationsteam |
| Zuschlag und Vertrag | Entwurf des Evaluationsberichts, Vertragsabgleich | Begründung muss nachvollziehbar und selbst verantwortet sein |
Wo das Beschaffungsrecht Grenzen setzt
Gleichbehandlung: Alle Angebote müssen nach denselben Massstäben geprüft werden. Fasst eine KI Angebote unterschiedlich gut zusammen, etwa wegen Formatierung oder Länge, entsteht eine ungleiche Behandlung, die niemand bemerkt.
Nachvollziehbarkeit: Der Zuschlag ist eine anfechtbare Verfügung und muss begründet werden. Eine Bewertung, die sich nur auf eine KI-Auswertung stützt, lässt sich vor Gericht kaum verteidigen.
Vertraulichkeit: Angebote enthalten Geschäftsgeheimnisse. Sie dürfen nicht in öffentliche KI-Dienste geladen werden, die Eingaben speichern oder zum Training nutzen. Erlaubt sind nur Werkzeuge mit klar geregeltem Datenschutz, etwa im eigenen Microsoft-365-Tenant.
Dokumentation: Wo KI eingesetzt wurde, sollte das in den Vergabeakten festgehalten werden: welches Werkzeug, wofür und wer das Ergebnis geprüft hat.
Automatisierung ohne KI
Viel Nutzen entsteht auch ohne KI: automatische Erinnerungen an Fristen, ein Workflow für die Freigabe der Unterlagen, ein Formular für die Bewertung durch jedes Teammitglied mit automatischer Zusammenführung, Vorlagen für wiederkehrende Dokumente. Solche Abläufe lassen sich mit Power Automate oder SharePoint ohne grosse Investition umsetzen und machen das Verfahren nachvollziehbarer.
Regeln für den KI-Einsatz in der Beschaffungsstelle
- Freigegebene Werkzeuge: nur KI-Dienste mit geklärtem Datenschutz und ohne Training auf Ihren Daten.
- Keine Entscheide durch KI: Eignung, Bewertung und Zuschlag entscheiden Menschen.
- Prüfpflicht: jedes KI-Ergebnis wird fachlich geprüft, bevor es weiterverwendet wird.
- Gleiche Behandlung: alle Angebote durchlaufen dieselben Schritte mit denselben Werkzeugen.
- Dokumentation: KI-Einsatz in den Vergabeakten festhalten.
Diese Regeln gehören in die KI-Richtlinie Ihrer Organisation oder in eine ergänzende Weisung für die Beschaffung.
Häufige Fragen
Weiterlesen: Eignungs- und Zuschlagskriterien · KI-Governance · Vorlage für eine KI-Richtlinie · Digitale Beschaffung von Bedarf bis Vertrag
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