IT-Beschaffung
Cloud-Ausschreibung Schweiz
Cloud-Dienste lassen sich nicht wie Hardware beschaffen. Statt eines Geräts kaufen Sie eine Leistung, die ein Anbieter nach seinen Standards erbringt, oft mit Verträgen, die nicht verhandelbar sind. Datenstandort, Zugriff, Vertragswerk und Exit müssen deshalb vor der Ausschreibung entschieden sein. Wir begleiten Verwaltungen und regulierte Organisationen von der Vorbereitung bis zum Zuschlag.
Entscheide vor der Ausschreibung
Datenklassifizierung: Welche Daten sollen in der Cloud verarbeitet werden, und welchen Schutzbedarf haben sie? Ohne Klassifizierung lassen sich weder Anforderungen noch Risiken sauber formulieren.
Datenstandort: Wo dürfen Daten gespeichert und verarbeitet werden? Für viele Verwaltungen und Finanzinstitute ist die Schweiz gesetzt, für andere genügt die EU oder der EWR. Auch Support- und Notfallzugriffe aus dem Ausland müssen geregelt sein.
Zugriffskontrolle: Wer beim Anbieter kann auf Daten zugreifen, unter welchen Bedingungen und mit welcher Protokollierung? Wer verwaltet die Schlüssel?
Exit: Wie kommen Daten und Konfigurationen bei Vertragsende zurück, in welchem Format, mit welchen Übergangsfristen und zu welchen Kosten?
Was bei Cloud-Ausschreibungen anders ist
| Thema | Klassische IT-Beschaffung | Cloud-Beschaffung |
|---|---|---|
| Leistungsbeschreibung | Funktionen und Mengen | Service-Level, Sicherheitsniveau, Datenhaltung |
| Vertrag | individuell verhandelbar | oft Standardbedingungen des Anbieters |
| Preis | Investition plus Wartung | wiederkehrende Nutzungsgebühren, Preisänderungen möglich |
| Kontrolle | Betrieb im eigenen Haus | Prüf- und Informationsrechte vertraglich sichern |
| Ende | Gerät bleibt beim Kunden | Daten müssen aktiv zurückgeholt werden |
Vertragswerk und Standardbedingungen
Grosse Cloud-Anbieter arbeiten mit Standardverträgen, die kaum verhandelbar sind. Die Ausschreibung muss deshalb klären, welche Mindestanforderungen zwingend sind und wie Sie mit Abweichungen umgehen. Bewährt hat sich, die Vertragsbedingungen des Anbieters als Teil des Angebots einzufordern und anhand einer Prüfliste zu bewerten: anwendbares Recht, Gerichtsstand, Datenschutz, Unterauftragsverarbeiter, Prüfrechte, Haftung, Preisänderungen und Exit.
Typische Fehler
- Die Ausschreibung nennt ein bestimmtes Produkt, ohne die Produktwahl zu begründen.
- Sicherheitsanforderungen werden als lange Liste formuliert, ohne zu unterscheiden, was Ausschlusskriterium und was Bewertungskriterium ist.
- Die Kosten werden nur für das erste Jahr gerechnet, obwohl Preissteigerungen und Mengenwachstum absehbar sind.
- Der Exit wird erst bei Vertragsende thematisiert.
- Interne Aufwände für Migration, Schulung und Betrieb fehlen in der Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Unser Vorgehen
- Bedarf und Schutzbedarf: Anwendungsfälle, Datenklassen und rechtliche Vorgaben klären.
- Marktanalyse: in Frage kommende Anbieter und Betriebsmodelle identifizieren, bei Bedarf mit einem Request for Information.
- Ausschreibungsunterlagen: Pflichtenheft, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Preisblatt und Vertragsanforderungen erstellen.
- Durchführung: Fragerunde, Evaluation, Präsentationen und Zuschlagsantrag begleiten.
- Vertrag und Einführung: Vertragsverhandlung und Übergang in den Betrieb unterstützen.
Häufige Fragen
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