IT-Beschaffung
Anforderungen für Microsoft-Cloud-Beschaffungen
Wer Leistungen rund um Microsoft 365 oder Azure ausschreibt, steht vor einem besonderen Problem: Das Produkt ist gesetzt, der Wettbewerb findet bei den Partnern statt. Die Anforderungen müssen deshalb beschreiben, was der Partner leisten soll, nicht was Microsoft liefert. Wir erstellen Anforderungskataloge, die präzise genug für vergleichbare Angebote und offen genug für echten Wettbewerb sind.
Typische Ausschreibungsgegenstände
| Gegenstand | Was beschafft wird | Typische Anforderungen |
|---|---|---|
| Lizenzen | Bezug der Microsoft-Lizenzen über einen Partner | Preisaufschlag, Lizenzberatung, Reporting, jährlicher Abgleich |
| Einführung | Konzeption und Migration, etwa Exchange Online, SharePoint, Intune | Vorgehen, Referenzen, Team, Migrationswerkzeuge |
| Betrieb | laufender Betrieb und Weiterentwicklung des Tenants | Service-Level, Change-Management, Monitoring, Sicherheitsbetrieb |
| Sicherheit | Security Operations, Überwachung, Incident Response | Reaktionszeiten, Standort des SOC, Meldewege |
| Beratung | Strategie, Governance, Copilot, Prüfungen | Fachkompetenz, Unabhängigkeit, Methodik |
Bausteine eines Anforderungskatalogs
- Ausgangslage: Tenant, Lizenzen, Benutzerzahlen, Standorte, Integrationen und bestehende Verträge.
- Leistungsumfang: Was genau der Partner liefern soll, abgegrenzt gegen interne Leistungen und gegen Microsoft.
- Muss-Anforderungen: Mindestanforderungen, deren Nichterfüllung zum Ausschluss führt, sparsam und begründet.
- Kann-Anforderungen: bewertete Anforderungen, die den Mehrwert eines Angebots sichtbar machen.
- Sicherheit und Datenschutz: Datenstandort, Zugriff auf den Tenant, Protokollierung, Umgang mit privilegierten Konten, Auftragsverarbeitung.
- Service-Level: Verfügbarkeit der Partnerleistung, Reaktions- und Lösungszeiten, Eskalation.
- Exit: Übergabe an einen Nachfolger, Dokumentation, Herausgabe von Skripten und Konfigurationen.
Zugriff des Partners auf den Tenant
Besonders sensibel ist die Frage, wie der Partner auf Ihren Tenant zugreift. Wir empfehlen, in der Ausschreibung zu verlangen, dass administrative Zugriffe nur über benannte Konten mit Multi-Faktor-Authentifizierung, zeitlich begrenzte Rollen und vollständige Protokollierung erfolgen. Pauschale Administratorrechte für den Partner, wie sie früher üblich waren, sind heute ein vermeidbares Risiko.
Produktbezug richtig begründen
Wenn Sie Microsoft-Produkte vorgeben, muss das sachlich begründet sein, etwa durch die bestehende Infrastruktur, Integrationen oder eine frühere Plattformentscheidung. Diese Begründung gehört in die Vergabeakten. Innerhalb der Ausschreibung sollten die Anforderungen an die Partnerleistung dann so formuliert sein, dass mehrere qualifizierte Partner anbieten können.
Typische Fehler
- Partnerstatus oder Microsoft-Auszeichnungen als einziges Eignungskriterium.
- Anforderungen aus Herstellerdokumentation kopiert, die Microsoft und nicht der Partner erfüllt.
- Keine klare Abgrenzung zwischen Einführung und Betrieb, sodass Angebote nicht vergleichbar sind.
- Fehlende Regelung der Partnerzugriffe auf den Tenant.
Unser Vorgehen
- Ausgangslage erheben: Tenant, Verträge, Pläne und Rahmenbedingungen aufnehmen.
- Leistungsschnitt festlegen: Lose bilden, Schnittstellen zwischen Partnern und interner IT definieren.
- Katalog erstellen: Muss- und Kann-Anforderungen formulieren, gewichten und mit Nachweisen verbinden.
- Qualitätssicherung: Katalog auf Wettbewerbsneutralität und Prüfbarkeit kontrollieren.
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