Datenschutz ist auch Konfiguration
Datenschutz wird oft als Frage von Verträgen und Dokumenten behandelt. In Microsoft 365 entscheidet aber die Konfiguration darüber, wer welche Personendaten sehen, teilen und behalten kann. Ein Datenschutz-Review verbindet deshalb die Anforderungen des DSG mit einem Blick in den Tenant. Er ersetzt keine Rechtsberatung und kein Prüfungsurteil, schafft aber Transparenz über tatsächliche Risiken.
Freigaben und Gastzugänge
Zu weit gefasste Freigaben gehören zu den häufigsten Befunden. Links für alle Personen, Websites mit dem Zugriff für jeden in der Organisation und nicht mehr benötigte Gastkonten führen dazu, dass Personendaten einem grösseren Kreis zugänglich sind als nötig. Ein Review prüft die Einstellungen auf Tenant-Ebene und stichprobenweise einzelne Websites und Teams.
Klassifikation und Schutz
- Existieren Sensitivity Labels, und sind sie verständlich benannt?
- Werden Labels tatsächlich verwendet, oder bleiben sie ungenutzt?
- Sind besonders schützenswerte Daten mit Verschlüsselung oder Zugriffsbeschränkung geschützt?
- Erkennen DLP-Richtlinien typische Schweizer Datenmuster wie AHV-Nummern?
Aufbewahrung und Löschung
Personendaten dürfen nicht länger aufbewahrt werden als nötig. Gleichzeitig bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Geschäftsbücher nach Obligationenrecht. Ein Review prüft, ob Aufbewahrungsrichtlinien in Purview beide Anforderungen berücksichtigen und ob Postfächer, Websites und Teams-Chats einbezogen sind.
Bereit für Copilot
Microsoft 365 Copilot greift auf Inhalte zu, für die der Benutzer berechtigt ist. Bestehende Schwächen bei Freigaben werden dadurch schneller sichtbar. Ein Datenschutz-Review vor der Einführung von Copilot identifiziert übermässig geteilte Inhalte und schafft die Grundlage für gezielte Bereinigung.
Einordnung durch techtask
techtask führt Datenschutz-Reviews für Microsoft 365 durch und verbindet sie mit der Umsetzung in Purview. Das Ergebnis ist eine priorisierte Massnahmenliste für IT und Datenschutzverantwortliche.
Quellen
Primärquellen und offizielle Dokumentation.
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