Shadow AI ist ein Signal
Wenn Mitarbeitende nicht freigegebene KI-Dienste nutzen, zeigt das vor allem eines: Es gibt einen Bedarf, den die Organisation noch nicht abdeckt. Ein reines Verbot beseitigt diesen Bedarf nicht. Es verschiebt die Nutzung auf private Geräte, wo die Organisation keinerlei Kontrolle mehr hat.
Die Risiken sachlich einordnen
- Vertrauliche Daten gelangen zu Anbietern ohne Vertrag und ohne geprüfte Datenverarbeitung
- Eingaben können je nach Dienst und Einstellung zum Training verwendet werden
- Ergebnisse werden ohne Prüfung in Dokumente und Entscheide übernommen
- Personendaten werden ohne Rechtsgrundlage oder Information bearbeitet
- Die Organisation weiss nicht, welche Werkzeuge tatsächlich im Einsatz sind
Ein Vorgehen in vier Schritten
Erstens Transparenz schaffen: Technische Auswertungen und eine offene Umfrage zeigen, welche Dienste genutzt werden und wofür. Zweitens sichere Alternativen bereitstellen: Ein freigegebenes Werkzeug mit Unternehmensvertrag deckt die häufigsten Bedürfnisse ab. Drittens klare Regeln formulieren: Eine KI-Nutzungsrichtlinie legt fest, welche Werkzeuge mit welchen Daten erlaubt sind. Viertens verhältnismässig kontrollieren: Technische Sperren gelten für die risikoreichsten Dienste und Datenarten.
Technische Möglichkeiten
In Microsoft Umgebungen stehen dafür Microsoft Defender for Cloud Apps zur Erkennung und Sperrung von Cloud-Diensten sowie Microsoft Purview mit Endpunkt-DLP und Auswertungen zur KI-Nutzung zur Verfügung. Microsoft 365 Copilot Chat mit Unternehmensdatenschutz ist für viele Organisationen eine naheliegende Alternative zu öffentlichen Chatbots. Welche Funktionen genutzt werden können, hängt von den Lizenzen ab.
Einen Weg für neue Werkzeuge öffnen
Ein einfacher Antrags- und Prüfprozess für neue KI-Werkzeuge zeigt, dass Innovation erwünscht ist. Die Prüfung sollte schnell sein und sich auf Vertrag, Datenverarbeitung, Sicherheit und Nutzen konzentrieren. So wird Shadow AI in kontrollierte Nutzung überführt.
Einordnung durch techtask
techtask hilft Organisationen, Shadow AI sichtbar zu machen, sichere Alternativen einzuführen und Richtlinien mit technischen Kontrollen in Microsoft 365 zu verbinden.
Quellen
Primärquellen und offizielle Dokumentation.
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