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    Microsoft Purview · Datenklassifizierung · DLP · Records Management

    Microsoft Purview: Daten klassifizieren und schützen

    Sensitivity Labels, Data Loss Prevention und Aufbewahrung, die im Alltag funktionieren.

    Vertrauliche Daten liegen verstreut in Teams, SharePoint, OneDrive und E-Mail, oft mit Berechtigungen, die über Jahre gewachsen sind. Mit Microsoft Purview wissen Sie, wo Ihre vertraulichen Daten liegen, schützen sie mit Sensitivity Labels und Data Loss Prevention (DLP) und erfüllen Aufbewahrungspflichten nachweisbar.

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    Organisationen, die techtask vertrauen

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    9× Microsoft MVP · von Microsoft zum Regional Director ernannt+41 31 561 15 15Ritterquai 8, 4500 Solothurn

    Die Ausgangslage

    Ausgangslage

    Datenschutz, Revision oder Aufsicht verlangen, dass vertrauliche Daten geschützt und nachweisbar verwaltet werden.

    Die verbreitete Annahme

    Ein paar Labels einrichten, dann sind die Daten geschützt.

    Warum das zu kurz greift

    Labels, die niemand versteht, werden nicht genutzt. DLP ohne Testphase legt Abläufe lahm. Wirksam wird Purview erst mit einem einfachen Schema, klaren Verantwortlichen und schrittweiser Einführung.

    Was wir in Organisationen typischerweise antreffen

    • Keine Datenklassifizierung oder Labels, die niemand anwendet
    • Gewachsene Berechtigungen, Gäste und anonyme Links in SharePoint und Teams
    • DLP nur im Testmodus oder gar nicht
    • Aufbewahrung und Löschung nicht geregelt

    Vorgehen

    Vier Schritte zu einem belastbaren Ergebnis

    1. 1

      Datenschutz-Assessment und Zielbild

    2. 2

      Klassifizierungsschema und Sensitivity Labels

    3. 3

      DLP, Insider Risk, Aufbewahrung und Records Management umsetzen

    4. 4

      Einführung, Schulung und Übergabe an den Betrieb

    Kostenloser Selbsttest

    Datenschutz-Check Microsoft 365

    • 12 Fragen zu Berechtigungen, Klassifizierung, Schutz und Governance
    • Sofortige Ampel pro Bereich
    • Ausführlicher PDF-Report mit Massnahmen
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    Fragen? Rufen Sie uns an:+41 31 561 15 15· Ritterquai 8, 4500 Solothurn

    Referenzen

    Ergebnisse aus vergleichbaren Vorhaben

    Medizintechnik

    Ausgangslage

    Cloud-Richtlinien und Datenklassifizierung deckten die Anforderungen regulierter Märkte nicht mehr ausreichend ab.

    Ergebnis

    Klare Richtlinien, Verantwortlichkeiten und ein Verfahren zur Risikobewertung von Cloud-Lösungen.

    Details

    Energie

    Ausgangslage

    Kundendaten mussten innerhalb des bestehenden Microsoft-365-Tenants in der Schweiz gespeichert werden.

    Ergebnis

    Regionale Datenhaltung in der Schweiz bei unveränderter konzernweiter Zusammenarbeit.

    Details

    Einstiegspaket

    Purview Datenschutz-Assessment

    • Zielbild-Workshop mit IT, Datenschutz und Fachbereichen
    • Lesende Analyse Ihres Tenants: Purview-Konfiguration, Lizenzen, Labels, DLP, Aufbewahrung, Audit
    • Datenlandkarte: wo vertrauliche Daten liegen
    • Oversharing-Analyse für SharePoint, Teams und OneDrive
    • Entwurf Schutzklassen und Label-Taxonomie
    • Priorisierte DLP-Richtlinien
    • Massnahmenplan, Roadmap und Präsentation für die Geschäftsleitung

    Festpreis nach dem Erstgespräch

    Musterbericht

    So sieht Ihr Bericht aus

    techtaskPurview Datenschutz-Assessment · Muster AGMuster

    1 · Management Summary

    Reifegrad 42 %, Handlungsbedarf bei Berechtigungen und Klassifizierung

    • Berechtigungen und OversharingRot
    • KlassifizierungRot
    • Data Loss PreventionGelb
    • Aufbewahrung und RecordsGelb
    • Audit und ÜberwachungGrün
    • LizenzenGrün

    Wichtigste Risiken

    1. 27 Sites mit organisationsweitem Zugriff enthalten Personendaten
    2. Labels auf 3 % der Dokumente angewendet
    3. DLP für Kundendaten nur im Testmodus
    Musterbericht mit fiktiven DatenSeite 3
    techtaskPurview Datenschutz-Assessment · Muster AGMuster

    3 · Berechtigungen und Oversharing

    Wer heute auf vertrauliche Daten zugreifen kann

    38

    Sites mit organisationsweitem Zugriff

    312

    Gastkonten, 41 % inaktiv

    1'240

    anonyme Links ohne Ablaufdatum

    3 %

    Dokumente mit Label

    SpeicherortSiteskritisch
    SharePoint2114
    Teams139
    OneDrive44
    Musterbericht mit fiktiven DatenSeite 6
    techtaskPurview Datenschutz-Assessment · Muster AGMuster

    9 · Massnahmenplan

    Massnahmen nach Priorität

    Nr.MassnahmePrioAufwandVerantw.
    M-01Organisationsweite Zugriffe auf 27 Sites bereinigenHochmittelIT, Data Owner
    M-02Anonyme Links deaktivieren und bestehende entfernenHochgeringIT
    M-03Vier Schutzklassen verabschieden und ausrollenHochmittelDatenschutz
    M-04DLP für Kundendaten in den ProduktivbetriebMittelmittelIT, Compliance
    M-05Dateiplan für Aufbewahrung erstellenMittelhochRecords Mgmt.
    Musterbericht mit fiktiven DatenSeite 14

    Musterbericht mit fiktiven Daten

    Inhaltsverzeichnis

    1. 1Management Summary: Reifegrad, Ampel für sechs Bereiche, die wichtigsten Risiken
    2. 2Datenlandkarte: vertrauliche Daten nach Speicherort und Datentyp
    3. 3Berechtigungen und Oversharing: organisationsweite Zugriffe, Gäste, anonyme Links, mit Kennzahlen
    4. 4Klassifizierung: heutiger Stand, Nutzung der Labels, empfohlene Schutzklassen und Label-Taxonomie
    5. 5Data Loss Prevention: bestehende Richtlinien, Lücken, empfohlene Richtlinien nach Priorität
    6. 6Aufbewahrung und Records Management: Abgleich mit Ihren Aufbewahrungspflichten
    7. 7Audit und Überwachung: Protokollierung, Alarme, Zuständigkeiten
    8. 8Lizenzen: was mit Ihren vorhandenen Lizenzen möglich ist
    9. 9Massnahmenplan: mit Priorität, Aufwand und Verantwortlichen
    10. 10Roadmap und Präsentation für die Geschäftsleitung

    Häufige Fragen

    Wie erfüllen wir DSG und DSGVO mit Microsoft 365?

    Mit klassifizierten Daten, Zugriffen nach dem Need-to-know-Prinzip, DLP für Personendaten und geregelter Aufbewahrung und Löschung. Purview liefert die Werkzeuge, wir das Konzept und die Umsetzung.

    Wie funktionieren Sensitivity Labels im Alltag?

    Mitarbeitende wählen beim Speichern eine Schutzklasse, oder das Label wird automatisch vorgeschlagen. Das Label bestimmt Verschlüsselung, Freigaben und Kennzeichnung, auch wenn das Dokument die Organisation verlässt.

    Was bringt Data Loss Prevention?

    DLP erkennt vertrauliche Inhalte wie Kunden- oder Personendaten und verhindert, dass sie per E-Mail, Teams oder Freigabe-Link nach aussen gelangen.

    Wie verhindern wir Oversharing in SharePoint und Teams?

    Mit einer Analyse der organisationsweiten Zugriffe, Gäste und anonymen Links, einer Bereinigung nach Priorität und Regeln, die neues Oversharing verhindern.

    Bieten Sie Records Management an?

    Ja. Wir bilden Ihre Aufbewahrungsvorgaben in einem Dateiplan ab und setzen Aufbewahrung, Kennzeichnung als Record und nachweisbare Löschung mit Purview um.

    Brauchen wir E5-Lizenzen?

    Nicht zwingend. Viele Schutzfunktionen sind in E3 enthalten. Wir zeigen, was Ihre Lizenzen abdecken und wo sich ein Upgrade lohnt.

    Benötigen Sie Zugriff auf unseren Tenant?

    Für den Check nicht. Für das Assessment reicht ein zeitlich begrenzter Lesezugriff, den Sie steuern.

    Was kostet ein Einstieg?

    Das Purview Datenschutz-Assessment bieten wir zum Festpreis an, den wir nach dem Erstgespräch festlegen.

    Sind Sie herstellerunabhängig?

    Ja. Wir verkaufen keine Lizenzen und keinen Betrieb, unsere Empfehlungen sind nicht von Umsatz abhängig.

    Wissen Sie, wo Ihre vertraulichen Daten liegen und wer darauf zugreift?

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