Microsoft Purview
Records Management mit Microsoft Purview
Aufbewahrung ist eine fachliche und rechtliche Aufgabe. Purview macht sie technisch durchsetzbar, sofern ein Aufbewahrungsplan existiert.
Geschäftsunterlagen müssen so lange aufbewahrt werden, wie es Gesetz und interne Weisungen verlangen, und danach nachweisbar gelöscht werden. In Microsoft 365 liegen diese Unterlagen verteilt in E-Mails, Teams, SharePoint und OneDrive. Microsoft Purview bietet die Werkzeuge, um Aufbewahrung, Kennzeichnung als Record und Vernichtung zentral zu steuern. Entscheidend ist ein Dateiplan, der Ihre Vorgaben sauber abbildet.
Aufbewahrung, Record und Vernichtung
| Begriff | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| Aufbewahrungsrichtlinie | hält Inhalte für eine Frist fest, breit auf ganze Speicherorte angewendet | alle E-Mails mindestens sieben Jahre aufbewahren |
| Aufbewahrungsbezeichnung | gilt für einzelne Dokumente oder Elemente, manuell oder automatisch gesetzt | Verträge zehn Jahre ab Vertragsende |
| Record | Inhalt wird zusätzlich gegen Änderung oder Löschung geschützt | unterzeichneter Vertrag, Beschluss eines Gremiums |
| Vernichtungsprüfung | vor der Löschung bestätigt eine verantwortliche Person | Personaldossiers nach Ablauf der Frist |
Schweizer Rahmenbedingungen
Für Geschäftsbücher und Buchungsbelege gilt in der Schweiz eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Hinzu kommen branchenspezifische Vorgaben, etwa für Finanzinstitute, Gesundheitswesen oder öffentliche Verwaltungen mit eigenen Archivgesetzen. Gleichzeitig verlangt das Datenschutzgesetz, Personendaten nicht länger als nötig aufzubewahren. Records Management muss beide Seiten abdecken: Aufbewahrung sicherstellen und rechtzeitig löschen.
Der Dateiplan als Kern
Der Dateiplan beschreibt, welche Unterlagenarten es gibt, wie lange sie aufzubewahren sind, ab wann die Frist läuft und was danach geschieht. Wir leiten ihn aus Ihren bestehenden Weisungen ab und übersetzen ihn in Aufbewahrungsbezeichnungen. Wo möglich, werden Bezeichnungen automatisch über Speicherort, Inhaltstyp oder Klassifizierung gesetzt, damit Mitarbeitende nicht jedes Dokument einzeln kennzeichnen müssen.
Typische Fehler
- Eine einzige Richtlinie hält alles unbegrenzt fest, auch Personendaten.
- Der Dateiplan existiert nur auf Papier und ist nicht in Purview abgebildet.
- Fristen beginnen ab Erstellung statt ab einem fachlichen Ereignis wie Vertragsende.
- Löschungen erfolgen ohne Nachweis, wer sie geprüft hat.
- Aufbewahrung wird mit Backup verwechselt.
Unser Vorgehen
- 1
Analyse:
bestehende Weisungen, Fristen und Ablagestruktur aufnehmen.
- 2
Dateiplan:
Unterlagenarten, Fristen, Auslöser und Vernichtungsregeln festlegen.
- 3
Umsetzung:
Richtlinien, Bezeichnungen, automatische Zuweisung und Vernichtungsprüfung konfigurieren.
- 4
Einführung:
Verantwortliche schulen und Prozesse für Ausnahmen festlegen.
- 5
Betrieb:
Berichte über Aufbewahrung und Vernichtung für Revision und Compliance.
Häufige Fragen
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