Kommunikationsplan für die Einführung von Microsoft 365 und Copilot

Eine Microsoft-365-Einführung scheitert selten an der Technik, sondern an der Akzeptanz. Ein Kommunikationsplan legt fest, wer wann wem was über welchen Kanal sagt, damit Mitarbeitende die neuen Werkzeuge verstehen und nutzen.

Rollen klären

Bevor Sie Botschaften planen, legen Sie die Rollen fest. Bewährt hat sich das Rollenmodell von Prosci, ergänzt um M365 Champions.

Rolle	Aufgabe in der Kommunikation
Sponsor	Gibt das Warum vor, tritt sichtbar als Vorbild auf
Führungskräfte	Übersetzen die Veränderung für ihr Team, holen Feedback ab
Projektleitung	Plant und koordiniert, ist Anlaufstelle für Fragen
Change Agent	Begleitet Betroffene, führt sensible Gespräche, oft neutral und extern
M365 Champions	Nutzen die Lösung vorbildlich, geben Tipps weiter, bilden eine Community

Halten Sie auch fest, welche Gruppen betroffen sind, wie gross sie sind und wie sie zum Projekt stehen.

Phasen nach ADKAR

Das ADKAR-Modell beschreibt, was Menschen bei einer Veränderung durchlaufen: Awareness (Bewusstsein), Desire (Wunsch), Knowledge (Wissen), Ability (Fähigkeit) und Reinforcement (Verankerung). Jede Phase braucht andere Botschaften: zuerst das Warum, dann den persönlichen Nutzen, dann Schulung und Unterstützung, zuletzt Erfolge und Gewohnheiten.

Die sieben Elemente des Plans

1. Phase: in welcher ADKAR-Phase die Massnahme wirkt.
2. Ziel: zum Beispiel Vertrauen aufbauen, Nutzen zeigen, Fortschritt sichtbar machen, Meilensteine feiern, zum Handeln auffordern.
3. Kanal: je sensibler die Botschaft und je kleiner die Gruppe, desto persönlicher der Kanal. Projektkommunikation braucht mehr als die übliche Unternehmenskommunikation, etwa Sprechstunden oder eine Community in Viva Engage.
4. Absender: wer welche Botschaft überbringt; bei sensiblen Gesprächen ist der Change Agent dabei.
5. Empfänger: alle, Abteilungen, Teams, Standorte oder einzelne Personen mit grossem Einfluss.
6. Zeitpunkt und Häufigkeit: ein Mix aus einmaligen Ankündigungen und wiederkehrenden Formaten.
7. Kernbotschaft: das Warum und die Antwort auf «Was habe ich davon?». Transparent bleiben, Grenzen der Lösung offen ansprechen, in Bildern und einfacher Sprache kommunizieren.

Vorlage

Pflegen Sie den Plan als Liste in SharePoint oder Microsoft Lists, damit das Projektteam ihn laufend anpassen kann.

Phase	Ziel	Kanal	Absender	Empfänger	Zeitpunkt	Kernbotschaft
Awareness	Warum jetzt	Townhall	Sponsor	alle	Projektstart	Was sich ändert und weshalb
Knowledge	Befähigen	Schulung, Sprechstunde	Champions	Teams	2 Wochen vor Go-Live	So arbeiten Sie ab Tag 1
Reinforcement	Verankern	Community, Erfolgsgeschichten	Führungskräfte	alle	monatlich nach Go-Live	Was andere schon erreichen

Besonderheit bei Copilot

Bei Copilot kommen Fragen zu Datenschutz, Kontrolle und Arbeitsplatzsicherheit dazu. Klären Sie diese Punkte vor der Kommunikation mit Datenschutz und Personalvertretung und beantworten Sie sie aktiv.

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