Records Management ist nicht Archivierung

Drei Begriffe, drei Aufgaben

Aufbewahrung, Records Management und Archivierung werden oft gleichgesetzt. Sie erfüllen aber unterschiedliche Aufgaben. Aufbewahrung stellt sicher, dass Inhalte für eine bestimmte Zeit erhalten bleiben oder danach gelöscht werden. Records Management kennzeichnet Inhalte als verbindliche Aufzeichnungen, schützt sie vor Änderung und steuert ihre kontrollierte Vernichtung. Archivierung im engeren Sinn bewahrt Unterlagen dauerhaft, bei öffentlichen Organen oft durch Übergabe an ein Archiv.

Was Purview bietet

• Aufbewahrungsrichtlinien für ganze Orte wie Postfächer oder Websites
• Aufbewahrungsbezeichnungen für einzelne Elemente
• Kennzeichnung als Record oder als regulatorischer Record mit Schutz vor Änderung
• Dateiplan zur Verwaltung von Bezeichnungen und Beschreibungen
• Dispositionsprüfung vor der endgültigen Löschung
• Nachweise über vernichtete Elemente

Die Grenzen

Purview ersetzt kein Facharchiv. Langzeitarchivierung über Jahrzehnte, archivtaugliche Formate, Übergabe an ein Staats- oder Gemeindearchiv und archivarische Erschliessung liegen ausserhalb seines Kernzwecks. Öffentliche Organe müssen die Vorgaben ihres Archivgesetzes und der zuständigen Archivbehörde berücksichtigen.

Auch der Status regulatorischer Record ist mit Vorsicht einzusetzen, weil er sich nicht mehr entfernen lässt und damit selbst Administratoren bindet.

Schweizer Anforderungen einbeziehen

Für Unternehmen verlangt das Obligationenrecht, Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsberichte und Revisionsberichte während zehn Jahren aufzubewahren. Branchenspezifische Vorgaben kommen hinzu. Gleichzeitig verlangt das Datenschutzgesetz, Personendaten nicht länger als nötig zu behalten. Ein Records-Konzept bringt diese Anforderungen zusammen.

Vorgehen

Am Anfang stehen der Ordnungsplan oder das Aktenverzeichnis der Organisation. Daraus werden wenige, gut verständliche Aufbewahrungsbezeichnungen abgeleitet. Automatische Zuweisung über Speicherorte, Inhaltstypen oder erkannte Inhalte reduziert die Abhängigkeit von manuellen Entscheidungen. Die Dispositionsprüfung braucht klare Verantwortliche.

Einordnung durch techtask

techtask setzt Aufbewahrung und Records Management in Microsoft Purview um und stimmt es mit Ordnungssystemen, Archiven und Fachanwendungen ab. Die rechtliche Beurteilung der Aufbewahrungsfristen erfolgt durch die Organisation oder ihre Rechtsberatung.