Migration und Konsolidierung der Datenablage in SharePoint Online

Ein Schweizer Elektrodienstleister im Bereich der erneuerbaren Energien führte im Rahmen einer umfassenden organisatorischen Bereinigung eine Konsolidierung seiner Datenablagen durch. Über Jahre hinweg hatten sich Informationen verteilt auf lokale Fileserver, bestehende SharePoint-Online-Bereiche und fachbereichsspezifische Ablagen im Umfeld des Dynamics CRM angesammelt. Ziel war die Zusammenführung dieser heterogenen Datenquellen in eine zentrale, moderne SharePoint-Umgebung. Besondere Herausforderung war die strukturierte Überführung und Neuzuordnung mehrerer tausend Ablagen aus dem CRM-Umfeld, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen oder Datenverluste zu riskieren.

Die Beratungsleistung begleitete das Projekt von der technischen Konzeption über die Migrationsplanung bis zur Umsetzung. Migriert wurden sowohl On-Premises-Quellen als auch bereits in der Cloud bestehende SharePoint-Strukturen in eine neue, zentral verwaltete Umgebung. Mittels ShareGate wurde ein automatisierter Migrationsansatz realisiert, der eine effiziente, reproduzierbare Überführung der Daten ermöglichte. Dafür wurden die Migrationslogik, Skripte und Rollen definiert sowie die Koordination mit dem internen Communication- und Collaboration-Team sichergestellt. Im Vordergrund standen dabei die konsistente Neuordnung der Ablagen, die korrekte Berechtigungssetzung und die nahtlose Integration der fachbereichsspezifischen Strukturen.

Die Migration wurde erfolgreich und termingerecht abgeschlossen, ohne Datenverluste oder operative Einschränkungen. Die mit Dynamics CRM verknüpften, fachbereichsspezifischen Ablagen wurden vollständig übernommen, klar strukturiert neu organisiert und in eine zukunftsfähige Berechtigungsarchitektur überführt. Die neue SharePoint-Umgebung bietet erhöhte Transparenz, klare Zuordnung und deutlich vereinfachten Zugriff auf geschäftsrelevante Informationen.