Vorbereitung der Microsoft 365-Einführung für eine kantonale Verwaltung

Ein Schweizer Kanton in der Nordwestschweiz hatte Microsoft Teams während der Corona-Pandemie unter den Bedingungen des Notrechts kurzfristig eingeführt, um die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung aufrechtzuerhalten. Diese pragmatische Lösung war funktional eingeschränkt und nicht als dauerhafte Betriebsgrundlage konzipiert. Nach Aufhebung der ausserordentlichen Lage stand die Verwaltung vor der Herausforderung, Microsoft 365 als umfassende Cloud-Plattform geplant, rechtlich abgestützt und auf die Bedürfnisse des öffentlichen Sektors abgestimmt einzuführen. Ziel war die Schaffung aller organisatorischen, datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Voraussetzungen, um die Einführung nachhaltig abzusichern.

Die Beratungsleistung umfasste die konzeptionelle und strategische Co-Leitung des Projekts. Im Zentrum standen die Erarbeitung der organisatorischen, regulatorischen und rechtlichen Rahmenbedingungen sowie fundierte Datenschutzabklärungen. Bestehende Richtlinien wurden geprüft und bei Bedarf weiterentwickelt. In enger Zusammenarbeit mit kantonalen Fachstellen und einer spezialisierten Anwaltskanzlei wurde ein umfassendes Risikoassessment durchgeführt, auf dessen Basis konkrete Massnahmen für die spätere Einführung von Microsoft 365 definiert wurden. Zusätzlich wurde das nachgelagerte Umsetzungsprojekt in Bezug auf Zeit, Ressourcen und Budget geplant und damit eine belastbare Grundlage für die nächsten Projektschritte geschaffen.

Der Kanton konnte die Einführung von Microsoft 365 auf eine solide fachliche und rechtliche Basis stellen. Relevante Risiken wurden geklärt, datenschutzrechtliche Anforderungen berücksichtigt und die weitere Umsetzung detailliert vorbereitet. Die Verwaltung erhielt eine klare Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen und stärkte gleichzeitig das bereichsübergreifende Verständnis für den sicheren und verantwortungsvollen Einsatz von Cloud-Lösungen. Damit wurden die Voraussetzungen geschaffen, um die digitale Arbeitsumgebung zukunftsorientiert weiterzuentwickeln.