Typische Ausgangslage
- Laufwerksfreigaben mit tief verschachtelten Ordnern und unterbrochener Vererbung
- Berechtigungen auf Einzelpersonen statt auf Gruppen, oft seit Jahren nicht mehr überprüft
- grosse Mengen an Daten, die seit Jahren niemand mehr geöffnet hat
- Pfade und Dateinamen, die für SharePoint zu lang sind oder unzulässige Zeichen enthalten
- Fachanwendungen, die direkt auf Netzlaufwerke schreiben
Was vor der Migration entschieden wird
- Was migriert wird: Aktive Daten wandern nach SharePoint und Teams. Altdaten werden archiviert, in Microsoft 365 Archive verschoben oder nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht.
- Wohin es geht: Teams für Zusammenarbeit in Projekten und Gremien, SharePoint-Sites für Abteilungsablagen und Publikation, OneDrive für persönliche Arbeitsdaten. Die Zuordnung folgt der Informationsarchitektur.
- Wer Zugriff hat: Berechtigungen werden auf Ebene Site oder Bibliothek über Gruppen vergeben, nicht pro Ordner und Person.
- Wie klassifiziert wird: Vertraulichkeitsbezeichnungen aus Microsoft Purview werden pro Site oder Bibliothek festgelegt, damit vertrauliche Daten auch in Copilot geschützt bleiben.
- Was mit Fachanwendungen passiert: Anwendungen, die einen Netzpfad brauchen, behalten einen reduzierten Fileserver oder erhalten eine Cloud-Alternative.
Technische Grenzen von SharePoint Online
| Thema | Grenze oder Regel | Was wir tun |
|---|---|---|
| Pfadlänge | maximal 400 Zeichen für den dekodierten Pfad inklusive Dateiname | Strukturen abflachen, Pfade vor der Migration kürzen |
| Dateigrösse | maximal 250 GB pro Datei | grosse Dateien identifizieren und separat behandeln |
| Zeichen | einige Sonderzeichen und reservierte Namen sind nicht erlaubt | automatisierte Bereinigung mit Protokoll |
| Ansichten | Bibliotheken mit sehr vielen Elementen brauchen indizierte Spalten und Ansichten | Bibliotheken sinnvoll aufteilen |
| Speicher | Tenant-Speicher hängt von der Lizenzzahl ab | Mengen vor der Migration rechnen, Archivierung einplanen |
Unser Vorgehen
- Analyse: Datenmengen, Alter, Dateitypen, Berechtigungen und Pfadprobleme automatisiert erheben.
- Bereinigung: mit den Fachbereichen entscheiden, was migriert, archiviert oder gelöscht wird.
- Zielstruktur: Sites, Teams, Bibliotheken, Berechtigungsgruppen und Bezeichnungen festlegen.
- Pilot: einen Bereich vollständig migrieren, Feedback einholen, Vorgehen anpassen.
- Migration in Wellen: mit Deltaläufen, damit die Umstellung pro Bereich an einem Stichtag erfolgt.
- Nacharbeit: alte Freigaben auf nur lesen setzen, Verknüpfungen anpassen, Schulung und Betrieb.
Weiterlesen
Informationsarchitektur für Microsoft 365 · Copilot-Readiness-Check · Sensitivity-Labels-Konzept · Teams- und SharePoint-Governance · Records Management und Archivierung
Häufige Fragen
Welche Werkzeuge verwenden Sie?
Je nach Umfang das Migrationswerkzeug von Microsoft oder ein spezialisiertes Drittprodukt. Entscheidend sind Protokollierung, Deltaläufe und die Übernahme von Metadaten wie Erstell- und Änderungsdatum.
Bleiben die Berechtigungen erhalten?
Technisch ja, fachlich empfehlen wir es selten. Die Migration ist die beste Gelegenheit, Berechtigungen zu vereinfachen und zu rezertifizieren.
Ist die Migration Voraussetzung für Copilot?
Nicht zwingend, aber Copilot arbeitet mit den Daten in Microsoft 365. Eine bereinigte, klar berechtigte Ablage ist die wichtigste Voraussetzung für einen sicheren Copilot-Einsatz.
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