Die Bausteine
| Ebene | Zweck | Typische Entscheidung |
|---|---|---|
| Hub-Sites | Bereiche wie Departemente, Divisionen oder Themen bündeln | wie viele Hubs, wer verantwortet sie |
| Kommunikations-Sites | Informationen an viele Leser publizieren, etwa das Intranet | Redaktionsrollen und Freigabe |
| Teams-Sites | Zusammenarbeit in Projekten, Gremien und Teams | wer Teams erstellen darf, Lebenszyklus |
| Bibliotheken | Dokumente mit gleichen Regeln zusammenfassen | Metadaten, Vorlagen, Bezeichnungen |
| Metadaten und Inhaltstypen | Dokumente beschreiben und filtern statt in Ordnern verstecken | zentrale Begriffe im Term Store |
| Berechtigungen | Zugriff über Gruppen auf Ebene Site oder Bibliothek | Rollenmodell, Rezertifizierung |
| Bezeichnungen und Aufbewahrung | Schutz und Fristen an Inhalte binden | Standardbezeichnung pro Bibliothek |
Grundsätze, die sich bewährt haben
- Flach statt tief: Viele Sites mit klarem Zweck statt weniger Sites mit tiefen Ordnern. Hub-Sites schaffen die Struktur darüber.
- Zugriff an der Site, nicht am Ordner: Unterbrochene Vererbung auf Ordnerebene ist der häufigste Grund für unkontrollierte Zugriffe.
- Zusammenarbeit und Ablage trennen: In Teams wird gearbeitet; abgeschlossene, verbindliche Dokumente wandern in eine Ablage mit klaren Regeln.
- Metadaten sparsam und verbindlich: Wenige Pflichtfelder, die wirklich genutzt werden, sind besser als viele, die leer bleiben.
- Lebenszyklus von Anfang an: Jede Site hat einen Besitzer, einen Zweck und ein Ende. Inaktive Sites werden erkannt, überprüft und archiviert.
- Klassifizierung als Standard: Bibliotheken mit vertraulichen Inhalten erhalten automatisch die passende Vertraulichkeitsbezeichnung.
Informationsarchitektur und Copilot
Copilot greift auf alle Inhalte zu, die ein Benutzer öffnen darf. Eine unklare Architektur führt deshalb direkt zu Antworten mit Inhalten, die der Benutzer nie hätte sehen sollen. Vor einem Copilot-Rollout prüfen wir deshalb:
- welche Sites für «alle Mitarbeitenden» oder «alle ausser externen Benutzern» freigegeben sind
- wo Freigabelinks für die ganze Organisation bestehen
- welche Sites vertrauliche Inhalte ohne Bezeichnung enthalten
- welche Sites von der Suche und damit von Copilot ausgeschlossen werden sollen
Unser Vorgehen
- Analyse: bestehende Ablagen, Sites, Teams, Suchverhalten und Berechtigungen erheben, Interviews mit Fachbereichen.
- Zielarchitektur: Hub-Struktur, Site-Typen, Metadaten, Rollen und Bezeichnungen festlegen.
- Governance: Regeln für Erstellung, Benennung, Gäste und Lebenszyklus definieren und technisch umsetzen.
- Umsetzung: Vorlagen, Hub-Zuordnungen und Automatisierungen einrichten.
- Betrieb: Verantwortlichkeiten, Berichte und regelmässige Überprüfung verankern.
Weiterlesen
Fileserver nach SharePoint und Teams migrieren · Teams- und SharePoint-Governance · SharePoint Brand Center · Inaktive Teams-Kanäle ausblenden · Copilot-Readiness-Check
Häufige Fragen
Brauchen wir eine Informationsarchitektur, wenn wir schon Teams nutzen?
Gerade dann. Ohne Regeln entstehen schnell hunderte Teams ohne klaren Zweck. Eine nachträgliche Architektur ordnet sie und verhindert neuen Wildwuchs.
Wie viel Zeit kostet das die Fachbereiche?
Die Fachbereiche liefern Wissen über ihre Abläufe und Dokumente. Wir strukturieren Workshops so, dass der Aufwand pro Bereich klein bleibt.
Gilt das auch für SharePoint Server?
Die Grundsätze gelten auch lokal. Für Organisationen, die SharePoint Server weiter betreiben, passen wir sie an die lokalen Möglichkeiten an.
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